Effiziente Schicht- und Personaleinsatzplanung für die Industrie
Einen Sack Flöhe hüten – so heißt es – sei leichter, als einen Schichtplan zu erstellen, der alle glücklich macht. Zumal es neben Wünschen der Mitarbeitenden auch viele Gesetzesvorgaben und Sonderregelungen bezüglich Schichtsystem, Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit und Mehrarbeit zu berücksichtigen gilt. Eine effiziente Schicht- und Personaleinsatzplanung für die Industrie stellt sicher, dass die Schichtbesetzung bestmöglich zur geplanten Arbeitslast passt und zum gewünschten Produktionsergebnis führt – bei größtmöglicher Flexibilität für die Mitarbeiter. Im Idealfall ist die Lösung sogar Teil der Connected-Worker-Plattform.
An einem Schichtplaner zerren viele Hände: Die Mitarbeitenden brauchen einen freien Tag, möchten eine Schicht tauschen, in Teilzeit arbeiten oder sich entscheiden, ob sie Überstunden ausbezahlt haben möchten. Schicht- und Betriebsleiter wünschen sich eine optimale, entsprechend qualifizierte Schichtbesetzung, basierend auf dem Arbeitsvorrat, der zu erbringen ist. Die Personalabteilung hat ein Auge auf die Arbeitsstunden und Gesetzesvorgaben, und die Finanzbuchhaltung muss wissen, wie viel Lohn sie auszahlen muss.
Personaleinsatzplanung im Fünfschichtbetrieb
Wer hier entspannt bleiben möchte, nutzt – ähnlich wie ein Kraftwerksbetrieb in NRW – das IT-System Emplovis. Im dortigen Fünf-Schicht-Betrieb wird mit rund 40 Mitarbeitenden an 365 Tagen im Jahr, 24 Stunden täglich, Prozessdampf und Strom für rund 12.000 Beschäftigte erzeugt. Die Schichtführer erstellen auf Knopfdruck Schichtpläne, führen die Personaleinsatzplanung für die Schichtgruppen durch und erfassen mit wenigen Klicks Abwesenheiten bzw. Mehrarbeiten mit einer Vielzahl unterschiedlicher Abwesenheits- und Mehrarbeitstypen. Zudem ist für Berechtigte auf Anhieb ersichtlich, wer wann und wie lange gearbeitet hat und wer noch eingeteilt werden kann – basierend auf der vorhandenen Qualifikation und den Anforderungen des Arbeitsplatzes. Das System informiert auch, wenn bei Mitarbeitern Qualifikationen auslaufen und nachgeschult werden müssen.
Fehlerminimierung in der Planung
Emplovis ist grundflexibel und passt sich an Kundenanforderungen an. Farbliche Gliederungen und selbsterklärende Piktogramme unterstützen beim Umgang mit dem System, so dass auch weniger IT-affine Mitarbeiter schnell zurechtkommen. Schnittstellen, beispielsweise zu IT- und HR-Systemen wie SAP, ermöglichen die automatisierte Weiterreichung von Daten zum Arbeitsvorrat, technischen Arbeitsplatz oder Lohninfos.
Frei wählbare Ansichten
Welcher Mitarbeitende in welcher Schicht eingesetzt ist, lässt sich mit dem Schicht- und Personaleinsatzplaner auf Anhieb erkennen: Über ein Dashboard können Ansichten so definiert werden, dass sie den persönlichen Wünschen des Betrachters entsprechen. Schichten, Urlaube, Fehlzeiten und Abwesenheiten sind farblich gegliedert. Mit Hilfe von Filtern wie Zeitraum, Organisationseinheit, Mitarbeiter, Team, Abwesenheit lassen sich wöchentliche, monatliche und jährliche Auswertungen (Saldenübersichten) pro Mitarbeiter / bzw. Schicht erstellen und bei Bedarf ausdrucken. Über eine Gruppierung ist pro Tag und Linie die Anzahl der an- und abwesenden Mitarbeiter zur Kontrolle der erforderlichen Belegstärke sichtbar.
Zugriff für Sie von überall
Ein Zugriff auf die Lösung ist von überall per Webbrowser möglich, somit können die Mitarbeitenden von Zuhause aus ihren persönlichen Schichtplan einsehen und sind auch über kurzfristige Änderungen, beispielsweise bei Erkrankung eines Kollegen, informiert. Änderungen, die einen Mitarbeiter betreffen, können auch automatisiert per E-Mail an ihn versandt werden, sodass er nicht immer aktiv nachsehen muss.
Nur ein Pfeil oder ein ganzer Köcher?
Das Betriebsteam des Kraftwerksbetriebs erfasst pro Jahr rund 15.000 Schichtereignisse in digitalen Betriebstagebüchern, die teilweise als Reparaturmeldungen über SAP an die Instandhaltung geleitet werden. Das Schichtpersonal hat auf einer Anzeigetafel im Leitstand alle relevanten Schichtereignisse stets im Blick. Wiederkehrende Abläufe werden mit digitalen Checklisten unterstützt. So haben die Schichtmitarbeiter eine für sie optimierte Anzeige von Daten.
Neben Emplovis nutzt der Kraftwerksbetrieb weitere Applikation der Connected-Worker-Plattform, darunter Finito 4 und Checkware. Auf der Plattform entsteht ein ganzer Marktplatz an Möglichkeiten, wie Unternehmen eine bessere interne Kommunikation, mehr Prozesssicherheit beim Erfassen von Informationen, weniger Aufwand beim Suchen nach Informationen und schnellere Schichtübergaben erreichen können. Informieren Sie sich, wir beraten Sie gerne!
Schicht- und Personaleinsatzplanung: Ihre Mehrwerte
- Mehr Flexibilität. unabhängig vom Schichtplanmodell, alle Schichttypen, Schichtmuster und Schichtgruppen.
- Weniger Fehler. Unterstützung bei der Schichtplanung, zum Beispiel durch Feldhinweise, Abgleich mit im Hintergrund definierten gesetzlichen Regeln, bereits genommenen Urlaubstagen etc.
- Zeitersparnis. im Hinblick auf intuitive Führung, in Kombination mit dem Schichtbuch sofort alle Daten auf einen Blick
- Weniger organisatorische Probleme und Kosten durch Fehlplanungen
- Webbasierter Zugriff. Per Webapplikation von überall nutzbar, alternativ auch direkter Versand von Daten als PDF und somit immer einsehbar
- Qualifikationen und Skills. Automatische Überprüfung, ob ein Mitarbeiter anhand seiner Qualifikation an einem Arbeitsplatz arbeiten darf
Use Case: Personaleinsatzplanung für einen 7×24 Kraftwerksbetrieb mit Schichtdokumentation und digitalen Checklisten
Henkel, Philipp Poetzsch, HSI Industrial Solutions – Utilities Dampf- und Stromerzeugung
Der Kraftwerksbetrieb der Henkel AG & Co. KGaA am Standort Düsseldorf ist ein VKW-Betrieb im 24/7- Modus. Schichtpläne, die Personaleinsatzplanung, die Erfassung von Abwesenheiten und Mehrarbeiten mit einer Vielzahl unterschiedlicher Abwesenheits- und Mehrarbeitstypen sind im Personalmodul Emplovis abgebildet. Das Betriebsteam erfasst zudem wichtige Schichtereignisse in digitalen Schichtbüchern und hat so auf einer Anzeigetafel im Leitstand alle relevanten Schichtereignisse stets im Blick. Wiederkehrende Abläufe werden mit digitalen Checklisten unterstützt. So haben die Schichtmitarbeiter eine für ihre speziellen Bedürfnisse optimierte Umgebung.
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Dominik Weggler
Head of Sales Germanedge