Risikomanagement als Teil der Einkaufsstrategie
Wir leben in bewegten Zeiten. Unsicherheiten, Krisen und Kriege nehmen zu und gefährden die Funktionsfähigkeit der Lieferketten. Doch auch in einer sich verändernden Welt müssen Risiken kontrollierbar bleiben. Viele Unternehmen machen sich auf die Suche nach alternativen Lieferquellen, Rohstoffen oder Spezifikationen. All das trägt zur Risikodiversifizierung bei. Doch sind komplex. Mit zwei einfachen Connected-Worker-Tools lassen sich die komplexen Zulassungs- und Qualifizierungsprozesse vereinfachen sowie standardisiert, prozess- und revisionssicher durchführen.
Ereignisse wie die Corona-Krise oder die Situation in der Ukraine haben gravierende Folgen für die Lieferfähigkeit von produktionsnotwendigen Rohstoffen. Um die Versorgungssicherheit und damit die Produktionsfähigkeit aufrecht zu erhalten, gilt es, Risiken zu diversifizieren – beispielsweise in Form von alternativen Lieferquellen („Second Source“) oder Ersatzrohstoffen. Doch die Evaluierungsprozesse sind komplex, sie kosten Zeit und Geld, und genau dieser Aufwand lässt sich mit Hilfe von digitalen Checklisten minimieren. Sie unterstützen einfache, standardisierte und (revisions-)sichere Zulassungs- und Qualifizierungsprozess für eine Vielzahl von Qualifizierungen.
Eine digitale Checkliste pro Qualifizierung
Als einfach und praktikabel hat sich in Anwendungsfällen erwiesen, die einzelnen Qualifizierungen über ein Projektmanagementsystem zu strukturieren und zu steuern. Die Qualifizierungen selbst werden als digitale Checklisten innerhalb des Systems angelegt und verwaltet, und sie können dank der Unterstützung von mehrstufigen Workflows verschiedenen Bereichen zur Bearbeitung zugewiesen werden. Auch die Einstufung sämtlicher für die Produktion relevanten Materialien im Rahmen des Risikomanagements – Einteilung nach Risikogruppen (technologische Risiken, gesetzliche Risiken und Supply-Chain-Risiken) und Risikoniveau (niedrig, mittel, hoch) – kann dazu gehören, ebenso eine automatische Berechnung anhand bestimmter Faktoren. Dadurch kann gezielt nach Priorität bearbeitet werden. Auf diese Weise ist eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle aller rohstoffbezogenen Aktivitäten über ein zentrales Dashboard möglich.
Potenzielle Risiken im Vorfeld eliminieren
In der Praxis sieht das so aus: Der Einkauf stößt den Zulassungs- und Qualifizierungsprozess an. Zugehörige Aufgaben und Tätigkeiten werden in einer Checkliste definiert und den entsprechenden Verantwortlichkeiten zugewiesen. Die Checklisten lassen sich thematisch gliedern und in Arbeitsschritten hierarchisch organisieren. Erst nach umfangreicher und über alle Prozessschritte durchgeführter Prüfung wird die Liste abgeschlossen und ein alternativer Lieferant als „zweite Quelle“ zugelassen.
Dank der digitalen Checkliste liegen sämtliche Einzelschritte nun digital vor und können an andere IT-Systeme wie ERP/SAP übertragen werden. Im ERP wird beispielsweise die neue Spezifikation im Einkaufsbestelltext hinterlegt bzw. es wird geprüft, dass Bestellungen nur noch bei dem neuen Lieferanten möglich sind. Kompliziert aufgebaute Excel-Listen gehören der Vergangenheit an. Dank des Risikomanagements gelingt es, viele potenzielle Risiken im Vorfeld zu minimieren oder zu eliminieren.
Ihre Mehrwerte
- Durchgehende Digitalisierung aller Rohstoff- und Lieferantenqualifizierungen im Rahmen eines strukturierten Projektmanagements
- Plattformfähigkeit, Integration in verschiedenste Systeme, wie zum Beispiel Asset Management-, Projektmanagement-, Ticket-, Reporting-, Schichtbuch-Systeme, etc.
- Abbildung von Abhängigkeiten und Verknüpfungen: Eine Checkliste umfasst eine komplette Qualifizierung, sie ist prozessübergreifend
- Unternehmens- und länderübergreifendes Risikomanagement wird unterstützt, Mehrsprachigkeit von Checklisten
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Christoph Schiffer
Sales Team Germanedge