Wie Sie Sicherheit und Qualität in KRITIS-Infrastrukturen verbessern
Mehr denn je stehen heute Sicherheit und Qualität der Öffentlichen und der KRITIS-Infrastrukturen auf dem Prüfstand: Sei es beim Aus- und Umbau der Strom-, Gas- und Wasserstoffnetze, der nachhaltigen Modernisierung der Verkehrsinfrastruktur, der Kreislaufwirtschaft, etc. – überall gilt es, die Herausforderungen der ökologischen und der digitalen Transformation zu berücksichtigen. Transparenz über die eigenen Angebote, Prozesse und Mitarbeiter und eine genaue Kenntnis des Ist-Zustandes sind Voraussetzungen, um die richtigen Weichen für den langfristigen Erfolg zu stellen.
Viele Unternehmen und Einrichtungen stehen dabei vor der Frage: Wie erhebe und sammle ich Daten und wie verarbeite ich sie im Anschluss möglichst zielführend und nachhaltig? Regelmäßig wiederkehrende Prüfungen auf Papier haben sich als Hemmschuh erwiesen: Die Dokumente sind meist schlecht leserlich, teilweise fehlen Angaben, oder sie sind veraltet; manche Qualitäts- und Sicherheits-Checks werden erst gar nicht durchgeführt. Manchmal liegen die Papierdokumente auch auf dem Tisch des Prüfers und werden über Wochen nicht bearbeitet – keiner hat einen Überblick, bis wann und ob die Abweichung vom Soll überhaupt behoben wurde.
Digitales System zur Sicherung der Personalqualität
Doch es geht auch anders, wie der Anwendungsfall eines österreichischen Unternehmens zeigt: Dieses hat in seinen Verkehrsbetrieben in den Bereichen Bus und Bahn ein digitales System zur Sicherung der Qualität des Personals etabliert. Geprüft wird beispielsweise, ob Toiletten und Fahrgasträume sauber sind, ob die Fahrkartenautomaten funktionieren, die Getriebe regelmäßig gewartet werden und die Fahrzeugführer im Straßenverkehr umsichtig und freundlich agieren. Die Liste möglicher Sicherheits- und Qualitätschecks ist lang, die Zahl der zu prüfenden Fahrzeuge und Mitarbeiter/-innen geht in der weitläufigen Region in die Hunderte.
Prüfungen unterwegs per Mobiltelefon durchführen
Das österreichische Unternehmen lässt die Sicherheits- und Qualitätschecks im ÖPNV von mehreren Prüfergruppen durchführen. Diese erhalten die Prüfungen in Form von berufsgruppenbezogenen digitalen Checklisten automatisch in ihre mobilen Apps eingespielt. Damit können sie Prüfungen unterwegs per Mobiltelefon als Teil des Arbeitsablaufes durchführen – ohne Zeitverlust und ohne papierbasierende Extraprozesse. Das führt zu mehr Akzeptanz und steigert die Betriebssicherheit im Verkehr. Die digitalen Prüfungen bieten vielfältige Funktionen wie Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung, Einbindung von Fotos, digitale Unterschrift, etc.
Automatisierte Prozesse mit Weiterverfolgung von Maßnahmen
Die Mitarbeiter der österreichischen Verkehrsbetriebe werden je nach Qualifikation in unterschiedlichen Zyklen auf die Einhaltung von für den Verkehrsbetrieb wichtigen Qualitäts- und Sicherheitsvorschriften überprüft. Die erfassten Daten werden mit Hilfe von elektronischen Workflows an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet, die sie nun prüfen, absegnen, speichern, auswerten und revisionssicher ablegen können. Im Falle einer Überprüfung der Verkehrsbetriebe durch Aufsichtsbehörden kann nun jederzeit nachgewiesen werden, dass die Einhaltung der notwendigen Standards überwacht wird. Ebenso können aus dem digitalen System heraus Maßnahmen zur Verbesserung angestoßen und deren Umsetzung nachverfolgt werden. Unterm Strich führt das zu einer Automatisierung des gesamten Prüfverfahrens und dient der kontinuierlichen Verbesserung von Sicherheit und Qualität im ÖPNV.
Ihre Mehrwerte
- Flächendeckende Bereitstellung. Digitale Checklisten werden in einheitlicher Form erstellt, zentral verwaltet und den Prüfern zur Verfügung gestellt. Sie lassen sich jederzeit mit wenigen Klicks auf neue Erfordernisse oder rechtliche Neuerungen hin anpassen.
- Durchgängiger digitaler Prozess. Reduzierter Arbeitsaufwand und gleichzeitig ist der Prozess sicherer. Dokumente werden schneller gefunden, die Qualität ist höher. Terminüberwachung im Hintergrund.
- Kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Kein aufwändiges Ticketprogramm nötig, Anstoßen von Verbesserungsmaßnahmen erfolgt im System, werden mit Fristen versehen, Reaktionszeiten überwachen
- Interaktive Formulare. Passen sich dynamisch an alle Arten von stationären und mobilen IT-Geräten an und können über Tastatur, Stift oder Touchpad ausgefüllt werden. Plattformunabhängig.
- Elektronische Unterschriften. Unterschriftenpads oder Touchscreens für Integration des Namenszugs des Prüfers. Damit auch revisionssichere Ablage ohne zusätzlichen Papierausdruck möglich. Zeit- und Kostenersparnis
- Mehrsprachigkeit. Checklisten können in mehreren Sprachen parallel angelegt werden, die Sprachauswahl erfolgt durch die Nutzer.
- Revisionssichere Archivierung und Dokumentation. Änderungen werden laufend aktualisiert, die Daten revisionssicher in einer zentralen Datenbank archiviert. Zur Auswertung können die Daten in verschiedene Formate, zum Beispiel nach Excel exportiert werden. Anbindung an gängige Stammdaten- und Reporting-Systeme möglich.
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Dominik Weggler
Head of Sales Germanedge