Umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle für industrielle Großprojekte
Industrielle Großprojekte wie die Entwicklung eines neuen Bremssystems beeindrucken durch ihre Komplexität: Sie bestehen aus hunderten, oft heterogenen Teil- und Unterprojekten mit zahllosen Abhängigkeiten, von denen jedes Einzelne akribisch überwacht, analysiert, freigegeben und dokumentiert werden muss. Doch wie gelingt es ohne komplizierte Excel-Listen, eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle mit durchgehender Dokumentation zu realisieren? Hierzu bedarf es eines benutzerfreundlichen Projektmanagementsystems, das alle Prüf- und Freigabeprozesse von Anfang an digital und mehrstufig abbildet.
Ob die Spezifikation eines neuen Systems den Wünschen des Kunden entspricht, wird bei Großprojekten im Rahmen von Critical Design Reviews (CDR) überwacht und gelöst. Die CDRs stellen sicher, dass das geplante Produkt oder die geplante Dienstleistung den Leistungsanforderungen entspricht. Und zwar unter Berücksichtigung von technischen Gegebenheiten, Kosten, Zeitplan und Risiko. Ein CDR besteht aus zehntausenden, wenn nicht hunderttausenden von Einzelfragen, von denen jede Einzelne nachhaltig beantwortet und nachvollziehbar dokumentiert werden muss.
Wenn die globale Sicht auf die Dinge fehlt
Ein typischer Anwendungsfall für industrielle Großprojekte ist die Entwicklung eines neuen Bremssystems. Ein Projekt dieser Größenordnung ist in eine Vielzahl von Teil- und Subprojekten untergliedert, von denen jedes eine kritische Designprüfung (Critical Design Review) durchläuft. Der jeweilige Arbeitsvorrat eines CDRs liegt in Form von Aufgaben- und Open-Item-Listen vor, die in von verschiedenen Bereichen mehrstufig nacheinander abgearbeitet werden. Wurde in Bereich A beispielsweise die Materialdichte zufriedenstellend überprüft, so folgt nun die Überprüfung der Materialbiegsamkeit in Bereich B, und so weiter. Entsprechende Listen, die häufig sehr kompliziert in Excel angelegt werden, umfassen oft Hunderte von Vorgängen und Tätigkeiten inklusive Rückfragen in andere Abteilungen oder Organisationen. Bei so viel Komplexität geht die globale Sicht aufs Projekt schnell verloren.
Planungs- und Erfüllungskontrolle im Projektmanagement
Als ideal hat sich in verschiedenen Anwendungsfällen erwiesen, die einzelnen CDRs über ein Projektmanagementsystem zu strukturieren und zu steuern. Die CDRs werden als digitale Checklisten innerhalb des Systems angelegt und verwaltet. Und sie können dank der Unterstützung von mehrstufigen Workflows verschiedenen Bereichen zur Bearbeitung zugewiesen werden. Auf diese Weise ist eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle aller teilprojektbezogenen Aktivitäten über ein zentrales Dashboard aus möglich, inklusive einer nachhaltigen und nachvollziehbaren Dokumentation jedes einzelnen Arbeitsschritts.
Einzelprüfungen einfach durchführen
Während bei kleineren Projekten herkömmliche Excel-Listen gute Dienste leisten können, ist dies bei zunehmender Projektgröße nicht mehr der Fall. Hier haben sich digitale Checklisten als flexibles Tool für die Erfassung, Auswertung und Dokumentation einer riesigen Zahl von Aufgaben- und Fragen(-katalogen) im Rahmen von Einzelprüfungen erwiesen. Für jeden CDR-Prozess wird ein neues Projekt angelegt, das in Teil- und Subprojekte untergliedert wird. Zugehörige Aufgaben und Tätigkeiten werden in digitalen Checklisten erfasst. Die Checklisten lassen sich thematisch gliedern und in den Einzelprojekten hierarchisch organisieren. Nach erfolgter Prüfung wird die Liste abgeschlossen. Sämtliche Einzelschritte liegen dann bereits digital vor und können jederzeit an andere IT-Systeme wie Reporting, ERP/SAP etc. übertragen werden. Die Gesamtsicht auf das Projekt wird übersichtlich. Kompliziert aufgebaute Excel-Listen gehören der Vergangenheit an. Auch die spätere Suche nach Detailinformationen wird so erleichtert.
Integration mit Ticket- und Reporting-Systemen
Bleiben bei der Bearbeitung der digitalen Aufgabenlisten Fragen offen, so findet der Nutzer am Ende der Checkliste eine Open-Item-Liste, deren Punkte direkt in ein Ticket-System einfließt. Die Tickets werden an die verantwortlichen Stellen zur Bearbeitung weitergeleitet. Auch hier werden wiederum Checklisten erzeugt, anhand derer überprüft wird, ob die Punkte zufriedenstellend bearbeitet werden. Ist das erfolgt, fließt die Rückmeldung wiederum in die übergeordnete Checkliste ein. Über alle Aktivitäten lassen sich verschiedene Berichte erstellen, wobei auch Corporate-Design-Vorgaben berücksichtigt werden.
Ihre Mehrwerte
- Durchgehende Digitalisierung aller Arten von Einzelanalysen im Rahmen eines strukturierten Projektmanagements, z.B. bei der Produkt- oder Prozessentwicklung, beim Prototypenbau, u.ä.
- Unternehmens- und Länderübergreifende Projekte werden unterstützt, Mehrsprachigkeit von Checklisten
- Plattformfähigkeit, Integration in verschiedenste Systeme, wie zum Beispiel Asset Management-, Projektmanagement-, Ticket-, Reporting-, Schichtbuch-Systeme, etc.
- Abbildung von Abhängigkeiten und Verknüpfungen: Eine Checkliste umfasst einen kompletten Review, sie ist prozessübergreifend
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Christoph Schiffer
Sales Team Germanedge