Planungs- und Erfüllungskontrolle durch globales Auditmanagement
Audits sind Prüfprozesse. Sie dienen dazu, Abweichungen in Prozessen, Produkten oder Systemen aufzuspüren und Verbesserungspotenziale zu heben. Das Spektrum reicht vom Mini-Audit, das zum Beispiel bei jeder Schichtübergabe durchgeführt wird, bis zu sehr umfangreichen Audits, bei denen das gesamte Unternehmen überprüft wird. Durch globales Auditmanagement werden Audits aller Art auf einer Plattform konsolidiert und komplexe Sachverhalte einfach dargestellt.
Audits dienen der regelmäßigen Kontrolle, ob gesetzliche, vertragliche und betriebsinterne Regeln im Hinblick auf Compliance, Performance oder Prozessqualität eingehalten werden. Je zahlreicher die Audits und je umfangreicher ihr „Scope“, desto schwieriger wird es, eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle, weitgehend automatisierte Geschäftsprozesse und eine durchgehende Dokumentation zu realisieren.
Ein Audit Management sorgt dafür, dass alle Audits von Anfang an digital und mehrstufig abgebildet werden. Mit den entsprechenden Vorteilen für Analysen, Reporting und Dokumentation.
„Mini“-Audits bei jeder Schichtübergabe steuern und auswerten
Manchmal sind „Audits“ ein Ausdruck für ohnehin stattfindende regelmäßige Kontrollen. Zum Beispiel wenn der Schichtführer am Ende einer Schicht in Gedanken oder auf Papier die wichtigsten Punkte abhakt. Was gewohnheitsmäßig erfolgt, lässt sich über ein Audit Management direkt für einen schicht- und werksübergreifenden Qualitäts- und Verbesserungsprozess nutzen.
Dies zeigt Anwendungsfall „Audit bei Schichtübergabe“ bei einem unserer Kunden: Dieser hat für seine Werke einen dynamischen Audit-Prozess etabliert. Bei diesem jeder Schichtführer am Ende seiner Schicht 30 Fragen zu Themengebieten wie Maschine, Material, Methode und Mensch mit „ok“, „genügend“ oder „nicht ok“ beantwortet. Die Fragen werden per Zufallsalgorithmus aus einen standardisierten Fragenpool von rund 340 Fragen ausgewählt, der zentral gepflegt wird.
Der Fragenkatalog ist „intelligent“. Er reagiert auf Antworten des Schichtführers, fragt beispielsweise nach den Ursachen bei „nicht ok“ und welche Maßnahmen erfolgt sind. Er prüft Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität und stößt bei Bedarf automatisch ein- und mehrstufige Workflows an.
Texte lassen sich ebenso integrieren wie zugehörige Fotos, die wiederum auch eine Sicherheit für den Ausfüller darstellen, wenn es später zu Fragen kommt. Über diese Schichtübergaben-Audits entstehen mit der Zeit viele Daten, die sich schicht- und werksübergreifend sammeln, aggregieren, analysieren und zu aussagekräftigen Berichten zusammenfassen lassen. Auf diese Weise lassen sich Schwachstellen in der Produktion feststellen und Verbesserungen anstoßen.
Sehr große Audits planen, steuern, durchführen und exportieren
Wird hingegen ein komplettes Werk oder eine Wertschöpfungskette auditiert, findet die Prüfung zwar weniger regelmäßig, dafür aber umso umfangreicher statt. Gleiches gilt für Audits innerhalb von Lieferketten, wo es gilt, gewisse (soziale) Standards einzuhalten. Solche Audits bestehen aus tausenden Einzelfragen, von denen jede Einzelne nachhaltig beantwortet und nachvollziehbar dokumentiert werden muss.
Der Arbeitsvorrat liegt in Form von thematisch oder prozessbezogen strukturierten Aufgaben- und Open-Item-Listen vor, die in von verschiedenen Bereichen mehrstufig nacheinander abgearbeitet werden. Teilbereiche werden hier als digitale Fragenkataloge innerhalb des Systems angelegt und verwaltet, und sie können dank der Unterstützung von mehrstufigen Workflows verschiedenen Bereichen zur Bearbeitung zugewiesen werden. Die Kommunikation erfolgt automatisiert, auch ohne direkten Zugang zum Firmennetz. Die Auditteilnehmer müssen nichts handschriftlich ausfüllen, sondern können direkt am Rechner oder Smartphone die Punkte abhaken.
Nach erfolgter Prüfung werden die Listen abgeschlossen, sämtliche Einzelschritte liegen dann bereits digital vor und können jederzeit an andere IT-Systeme wie Reporting, ERP/SAP etc. übertragen werden. Zudem sind die Audits inklusive aller Prüfbescheide, Vereinbarungen, Auflagenverfolgung und der Dokumentation auf der anwenderfreundlichen Audit-Management-Plattform konsolidiert. Sie liefert eine transparente Gesamtschau auf alle Audits und vereinfacht zugleich komplexe Sachverhalte für Anwender. Externe Audit-Teilnehmer wie Prüfer oder Lieferanten lassen sich über diesen Weg digital in die Audits einbinden.
Integration mit Ticket- und Reporting-Systemen
Bleiben bei der Bearbeitung der Audits Fragen offen, so findet der Nutzer am Ende der Fragenliste eine Open-Item-Liste, deren Punkte direkt in ein Ticket-System einfließt. Die Tickets werden an die verantwortlichen Stellen zur Bearbeitung weitergeleitet, deren Beantwortung nachhaltig überprüft wird. Auf diese Weise ist eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle aller teilprojektbezogenen Aktivitäten über ein zentrales Dashboard aus möglich, inklusive einer nachhaltigen und nachvollziehbaren Dokumentation jedes einzelnen Arbeitsschritts.
Ihre Mehrwerte
- Durchgehende Digitalisierung aller Arten von Audits im Rahmen eines strukturierten Auditmanagements
- Alle Arten von Audits werden unterstützt: Prozess-, System- und Produkt-Audits, Mehrsprachigkeit der Fragenkataloge
- Plattformfähigkeit, Integration in verschiedenste Systeme, wie zum Beispiel Asset Management-, Projektmanagement-, Ticket-, Reporting-, Schichtbuch-Systeme, etc.
- Abbildung von Abhängigkeiten und Verknüpfungen: Ein Fragekatalog umfasst einen kompletten Review, er ist prozessübergreifend
- Vereinfachung komplexer Sachverhalte für die Anwender, persönliches User Interface mit den für den Anwender relevanten Audits, Fragenkataloge liegen stets in aktueller Version vor
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Dominik Weggler
Head of Sales Germanedge