Warum digitale Lauflisten aktiv zur Verbesserung der Prozesssicherheit in Branchen beitragen
Sogenannte „Lauflisten“ unterstützen Prüfpersonen bei regelmäßigen Kontrollgängen – sei es im Brandschutz, im Rahmen der Instandhaltung, bei der Anlagenprüfung oder im Wachschutz. Im Vergleich mit der vielerorts noch gängigen Papierform leisten digitale Lauflisten einen erheblichen Beitrag, um die Sicherheit gerade bei komplexen Prozessen, in kritischen Infrastrukturen oder in weitläufigen Arealen zu verbessern.
Kontrollgänge zur Überprüfung von Anlagen, Arbeitsplätzen und Gebäuden sind fester Bestandteil der Arbeits- und Prozesssicherheit in Unternehmen, tragen sie doch dazu bei, die Qualität der Prozesse und die Sicherheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Ein gängiges „Tool“, um Ist-Zustände zu überwachen und mit Soll-Zuständen zu vergleichen, sind sogenannte „Lauflisten“, mit denen das Prüfpersonal Daten bei den Rundgängen erfasst. In vielen Unternehmen werden sie nach wie vor in Papierform bereitgestellt.
Vorteile von digitalen Lauflisten
Digitale Lauflisten haben im Vergleich zu ihren papierbasierten Pendants entscheidende Vorteile: Die Daten liegen von Beginn an elektronisch vor und können standortübergreifend zentral gespeichert werden. Durch die zentrale Bereitstellung arbeitet jeder mit der neuesten Version, die über das Smartphone bereitgestellt, Laufwege spart. Zudem reagieren Lauflisten dynamisch auf Eingaben, auch eine Verzweigung in verschiedene Folgeabläufe ist möglich: Ist beispielsweise der Förderdruck einer Pumpe kleiner als vorgeschrieben, öffnet sich bei der Eingabe sofort ein Warnhinweis und der Kontrolleur kann eine Meldung für die Instandhaltung absetzen oder eine Aufgabe für eine bestimmte Person erstellen. Die straffen und medienbruchfreien Abläufe verschlingen also deutlich weniger Arbeitszeit als die Papierform.
Keine Anwenderfehler mehr
Die Praxis hat gezeigt, dass digitale Lauflisten typischen Anwenderfehlern entgegenwirken: Einzelne Punkte können nicht übersprungen oder versehentlich vergessen werden. Daten, die nicht plausibel sind, werden der Prüfperson erneut vorgelegt. Es gibt keine unleserlichen Einträge, und der Prüfer hat durch die zentrale Dokumentenablage stets die aktuelle, u.U. auch mehrsprachige Laufliste zur Hand. Startzeitpunkt und Ende des Kontrollgangs werden in den digitalen Lauflisten automatisch gesetzt, damit lassen sich die Kontrollzeiten zentral überwachen – und auch für den Prüfer stellt dies eine Sicherheit dar, denn er kann beweisen, dass ein Fehler beispielsweise erst nach Abschluss seines Rundgangs auftrat. Mitarbeiter können die digitalen Lauflisten unabhängig von ihren Computerkenntnissen bedienen, da die Nutzung von Smartphone-Apps den Meisten geläufig ist.
Höherer Erkenntnisgewinn durch bessere Daten
Digital werden oft mehr Daten weitergegeben als mit der papiergestützten Prüfung, sei es mit Bild-, Sprach- oder Textinformationen. Erkennt der Prüfer beispielsweise bei einem Aggregat eine Fehlfunktion, kann er diese zusätzlich mit Foto dokumentieren und den Standpunkt per GPS-Signal markieren, sodass die Instandhaltung das Problem schneller lokalisieren kann. Auch die Erstellung von Ad-Hoc-Auswertungen über Kontrollen und Mängel ist möglich. Mit diesen und ähnlichen Funktionen erhöht sich nicht nur die Qualität der Kontrollgänge. Bessere Daten sorgen auch für einen höheren Erkenntnisgewinn, Nutzer können bessere Entscheidungen und Ableitungen treffen.
Für mobile Geräte optimiert
Digitale Lauflisten sind für mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets optimiert: Die kontrollierende Person kann die digitale Laufliste bei seinem Rundgang online, aber auch offline ausfüllen und elektronisch unterschreiben. Damit ist eine zusätzliche Ablage der Daten in Papierform überflüssig. Bei der Offline-Eingabe werden die Daten automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Netzwerkverbindung zum zentralen System vorhanden ist.
Prozesssicherheit für Food-, Healthcare- und KRITIS-Unternehmen
Da digitale Lauflisten orts- und geräteunabhängig sind, trägt ihre Nutzung sowohl in den Bereichen Food und Healthcare sowie bei kritischen Infrastrukturen (KRITIS) zur Prozesssicherheit bei. Der Prüfer muss sein mobiles Gerät nicht während des gesamten Kontrollgangs mitführen, sondern kann die Laufliste beispielsweise in Zone A unterbrechen und in Zone B wieder an einem anderen Gerät aufnehmen. Mit diesem Prozessdesign kann zum Beispiel eine Kreuzkontamination durch ein mitgeführtes Gerät vermieden werden.
Connected-Worker-Plattform als zentraler Kommunikations-Hub
Alles, was in die digitale Laufliste eingetragen wird, kann mit anderen Connected-Worker-Applikationen wie zum Beispiel dem digitalen Schichtbuch FINITO direkt synchronisiert werden. Dort ist ein Ereignis – zum Beispiel der zu geringe Förderdruck der Pumpe – dann sofort für alle betroffenen Mitarbeiter ersichtlich, die Instandhaltung kann sofort aktiv werden, und auch das Führungspersonal weiß sofort Bescheid.
Ihre Mehrwerte
- Stammdatenübernahme. Arbeitsersparnis, da Stammdaten wie Prüfer, Datum, Uhrzeit etc. automatisch aus anderen Systemen übernommen wird; Auswahlfelder unterstützen.
- Task Management. Im Rahmen der Aufgabenplanung lassen sich digitale Lauflisten angestoßen und einzelnen Prüfern zugeordnet werden, Planung von Intervallen und Deadlines möglich.
- Auswertungen und Reportings. Daten können umfassend ausgewertet und zu Berichten zusammengefasst werden. Ablage in zentraler Datenbank. Schnittstellen zu anderen Systemen.
- Plattformunabhängig. Die digitalen Lauflisten funktionieren auf jedem IT-Gerät und mit jeder Plattform – sei es iOS, Windows oder Android. Aufgerufen werden können sie als App oder über den Internet Explorer.
- Integriert. Die digitalen Lauflisten können als Stand-alone-Lösung genutzt werden. Auch eine Integration mit anderen IT-Systemen, insbesondere dem Schichtbuch FINITO ist möglich.
- Layout im eigenen Corporate Design. Layout der digitalen Lauflisten lässt sich nach den eigenen CD-Richtlinien gestalten.
Änderungen werden laufend aktualisiert, die Daten revisionssicher in einer zentralen Datenbank archiviert. Zur Auswertung können die Daten in verschiedene Formate, zum Beispiel nach Excel exportiert werden. Anbindung an gängige Stammdaten- und Reporting-Systeme möglich.
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Christoph Schiffer
Sales Team Germanedge