Arbeitsfreigaben mit digitalen Checklisten: Mehrstufige Prozesse transparent abbilden und dokumentieren
Um Mitarbeiter oder Fremdfirmen bei gefährlichen Arbeiten im Betrieb zu schützen, muss vieles bedacht werden wie zum Beispiel Risikobeurteilungen, Termine, Schutzmaßnahmen, Regeln, Verantwortliche und Freigabeprozesse. Arbeitssicherheitsbeauftragte stehen vor der Herausforderung, hier den Überblick zu behalten und festgelegte Abläufe stringent zu verfolgen. Mit digitalen Checklisten, die mehrstufige Prozesse unterstützen, gelingt dies spielend einfach.
Arbeitsfreigaben sind ein strukturierendes Element von Genehmigungs- und Freischaltprozessen, die bei potenziell gefährlichen Arbeiten gesetzlich vorgeschrieben sind. Sie beschreiben die auszuführende Arbeit, wo und wann sie zu verrichten ist, durch wen sie ausgeführt wird und welche Vorkehrungen zu treffen sind. Erst wenn die Vorbereitungen ordnungsgemäß abgeschlossen und von den Verantwortlichen kontrolliert und unterschrieben wurden, werden Freigabe- und Erlaubnisscheine erteilt. Arbeitsfreigaben sind somit ein wichtiges Element der Arbeitssicherheit, in die eine Vielzahl von Personen und Bereichen involviert sind.
Digitale Checklisten versus digitale Freigabesysteme
Dass Softwaretools komplexe Prozesse wie die beschriebenen Arbeitsfreigaben unterstützen können, ist bekannt. Hier haben sich digitalen Checklisten als neutrales, wenig leistungshungriges und intuitiv zu nutzendes Tool erwiesen, um Arbeitsfreigaben leicht an Nutzer zu verteilen, denn sie sind flexibel in der Handhabung.
Digitale Checklisten können unkompliziert über das (mobile) Internet an interne und externe Mitarbeiter verteilt und von diesen per Webbrowser oder App am Smartphone genutzt werden. Ist eine Checkliste dann ausgefüllt, laufen die anschließenden Freigabeprozesse einfach und automatisiert per Mail-Workflow ab. Der jeweils für einen Bereich Verantwortliche sieht nur den Teil der Checkliste, für den er zuständig ist, und gibt „seine“ Punkte per digitaler Unterschrift frei. Für die einzelne Person nimmt dies die Komplexität aus dem Prozess raus.
Gesamten Genehmigungsprozess mit digitalen Checklisten abbilden
Mit digitalen Checklisten können aber nicht nur Daten einfach erfasst werden. Die Software ist zudem auch in der Lage, die mehrstufigen Genehmigungs- und Freigabeprozess für gefährliche Arbeiten 1:1 abzubilden. Unterstützt werden z.B. Funktionen wie handschriftliche Signaturen, Erinnerungen per Mail oder App, automatische Eskalationen. Auf diese Weise ist auch gewährleistet, dass einmal definierte Prozesse Schritt für Schritt abgearbeitet werden und kein Schritt übersprungen wird.
Wie unterstützen Checklisten den Prozess?
Werden Arbeitsfreigaben als digitale Checklisten realisiert, ergeben sich Vorteile für alle Beteiligten: Arbeitsschutzbeauftragte haben über ihr Dashboard den Überblick über laufende Freigabeverfahren, Termine, Schutzmaßnahmen usw. Mit Hilfe der digitalen Checklisten lassen sich Gefährdungen erfassen, Risikobeurteilungen integrieren und Schutzmaßnahmen erstellen, prüfen und dokumentieren. Verantwortliche werden festgelegt, Erinnerungsmails versandt, Termine geplant. Digitale Arbeitsfreigaben sorgen zudem für eine verlässliche und einheitliche Dokumentation und erhöhen dadurch die Rechtssicherheit.
Einfache Administration
Mit dem Checklisten-Designer können einmal eingewiesene Nutzer die Checklisten selbst ohne jegliche Programmierkenntnisse anlegen – die verschiedenen Steuerelemente-Vorlagen werden einfach per Drag-and-Drop ins Dokument gezogen. Neue und geänderte Checklisten werden sofort veröffentlicht und sind dann für alle Nutzer verfügbar. In der App-Version sind die Checklisten dann auch offline nutzbar. Die erfassten Informationen werden anschließend synchronisiert und zentral gespeichert.
Ihre Mehrwerte
- Mehr Einfachheit. Automatisierte Prozesse, auch mehrstufig, zielgruppenorientiert. Bereichsverantwortliche müssen nur das bearbeiten, was in ihren Bereich fällt, so wird Komplexität aus dem Prozess rausgenommen.•
- Besserer Überblick. Über ihr Dashboard haben alle Verantwortlichen Zugriff auf die laufenden Freigabescheinverfahren und können jederzeit den Status einsehen.
- Höhere Prozesstreue. Mehrstufige Prozesse werden unterstützt, Schritt-für-Schritt-Durchführung, alle beteiligten Personen/Abteilungen werden zuverlässig involviert.
- Mehr Rechtssicherheit. Klarer Nachweis, wer wann was dokumentiert hat, weniger Manipulationsspielraum, Zeitersparnis für Mitarbeiter.
- Mehr Flexibilität. Zugriff auf die Lösung per Browser und Link, ortsunabhängig verschiedenste Informationen einsehen oder Anpassungen an Checklisten machen.
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Christoph Schiffer
Sales Team Germanedge