Software für Personaleinsatzplanung (PEP-Software)
Emplovis für Ihre effiziente Personaleinsatzplanung
Emplovis – Ihre Lösung für effektive Personalplanung und Skill-Management in Schichtbetrieben. Mit unserer benutzerfreundlichen Software können Sie Schichtpläne für Zwei-Schicht-, Drei-Schicht- oder individuelle Muster schnell und fehlerfrei erstellen und verwalten. Unsere Plattform bietet umfassende Funktionen für die Übersichtlichkeit und Verwaltung von Tages- und Schichtplänen, die Zuweisung von Mitarbeitern zu Arbeitsplätzen sowie die Verwaltung von Abwesenheitsanträgen und Qualifikationen. Durch digitales Qualifikationsmanagement und transparente Zeiterfassung wird der organisatorische Aufwand reduziert und die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert.
Entdecken Sie die Vorteile einer modernen und effizienten Personalplanung mit Emplovis!
Vorteile unserer Personaleinsatzplanung
Erhöhung des ROI um 100%
Durch die Einführung unserer Personaleinsatzplanungs-Software können Sie monatlich 100 Stunden Planungszeit einsparen, was bei einem Stundensatz von 30€ eine Einsparung 3000€ pro Monat bedeutet, abzüglich der monatlichen Kosten von 1000€.
Kosteneinsparung
Mit der PEP-Software sparen Sie sich enorme Kosten, wie zum Beispiel Personalkosten. Dies führt zu einer 20% Steigerung der Kosteneffizienz, da Sie durch die Software über eine bessere Einsatzplanung verfügen und so Überstunden und unproduktive Zeiten reduziert werden. Zudem werden 10% Materialkosten eingespart, denn es fallen weniger Papier- und Druckkosten an.
Gesteigerte Flexibilität und Reaktionszeit
Mit unserem Tool zur Personaleinsatzplanung können Sie bis zu 50% schnellere Anpassungen bei kurzfristigen Änderungen durchführen. Denn unsere Lösung bietet Echtzeit-Daten, auf die Sie jederzeit zugreifen können.
Mitarbeiterzufriedenheit steigt signifikant
Ihre Mitarbeiter können mittels der Personaleinsatzplanung-Software leichter ihre Wünsche und Verfügbarkeiten einbringen, sodass die Mitarbeiterzufriedenheit bis zu 30% steigt.
Erfahren Sie mehr aus erster Hand
Möchten Sie mehr über die Personaleinsatzplanung anhand eines Anwendungsfalls erfahren?
Dann lesen Sie sich unseren Use Case „Personaleinsatzplanung“ durch und tauchen Sie noch tiefer in die Funktionen der Software ein, anhand des praktischen Beispiels der Verwaltung eines Fünf-Schicht-Betriebes und wie dieser sein Personal mit unserer Software effizient verwaltet.
Funktionen unserer Personaleinsatzplanung (PEP-Software)
Planungen der verschiedenen Schichten
Mit unserer PEP-Software Emplovis können Sie flexibel verschiedene Schichten planen und behalten immer die Übersicht.
Erstellen von Abwesenheitsanträgen
Mit unserer Personalplanungs-Software Emplovis lassen sich einfach und unkompliziert Abwesenheitsanträge stellen.
Effektive Zeiterfassung mit Emplovis
Durch Nutzung unserer Software für Personaleinsatzplanung können Sie alle relevanten Zeiten Ihrer Mitarbeiter übersichtlich erfassen.
Mitarbeitermanagement
Mit unserer Software können Sie Qualifikations- und Weiterbildungsmaßnahmen für Ihre Mitarbeitenden koordinieren.
Papierlose Workflows
Mit unserer Personaleinsatzplanungs-Software Emplovis verzichten Sie auf Workflows mit Papier.
Tagesschichtplan und Überprüfung
Innerhalb der Personalplanungssoftware, ist es Ihnen möglich, die Tagesschicht perfekt nach den Qualifikationen der verfügbaren Mitarbeitenden zu planen, sodass keine Unterdeckung durch fehlende Qualifikationen entsteht. Sie erhalten zudem einen visuellen Hinweis, wenn etwas nicht korrekt ist oder eine Prämisse verletzt wird (bspw. Unterdeckung). So haben Sie weniger organisatorische Probleme und Kosten durch Fehlplanung, zudem sparen Sie auch Zeit.
Abwesenheitsanträge managen
Jeder Mitarbeiter kann zu jeder Zeit in der Software einen Abwesenheitsantrag stellen, so steigt nachweißlich die Zufriedenheit. Es wird ein Vorgesetzter im System hinterlegt und der ausgefüllte Antrag wird direkt weitergeleitet – schneller und mit weniger Aufwand als bei Papieranträgen. Nach Antragsbewilligung ist der Mitarbeiter für den Zeitraum nicht mehr einplanbar, sodass die Kosten und Folgekosten durch Fehlplanung sinken. So sind die Auswirkungen der Abwesenheit des Mitarbeiters transparent im System ersichtlich.
Zeiterfassung und Urlaubsübersichten
Die PEP-Software dient unter anderem auch dazu, dass Sie die normalen Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeitenden erfassen können, ebenso wie die Mehrarbeit und Informationen zu Urlaub und Krankheit. Ebenso können Sie Zeitausgleichskonten bei Mehrarbeit nutzen und die Software unterstützt bei der Organisation von Bring- und Flexschichten.
Qualifikationsmanagement und Weiterbildungsmaßnahmen
Innerhalb der Emplovis Personaleinsatzplanungs-Software werden Mitarbeitenden Skills und Qualifikationen zugewiesen. Diese haben Sie als Chef oder Teamleiter jederzeit im Blick. Fälligkeiten von Schulungen können als Aufgaben oder als automatischer Emailversand an den Mitarbeiter und Vorgesetzten weitergeleitet werden.
So erhalten Sie volle Transparenz über den aktuellen Schulungsstand. Zusätzlich können Schulungsunterlagen (Interaktiven Checklisten, PDFs und Videos, Links) für die Mitarbeitenden innerhalb der Software angehängt werden, sodass alle Daten im System hinterlegt sind.
Effiziente, weitgehend papierlose Workflows
Mit Emplovis lassen sich digitale Dokumente und Informationen im Rahmen der betrieblichen Abläufe genau den Stellen zuordnen, die sie weiterbearbeiten müssen. Das System bildet Workflows elektronisch ab und versieht Aufgaben und Prozessschritte mit Fristen, so dass Sie Reaktionszeiten überwachen können. Auch eine Vertreterregelung im Rahmen der Workflows ist möglich. So sorgt Emplovis für schnelle und zuverlässige Prozesse.
Integration der Personaleinsatzplanungs-Software
Schritt-für-Schritt Anleitung, um die Personaleinsatzplanungs-Software bei Ihnen einzubinden:
- Kontakt aufnehmen
- Wir zeigen Ihnen die Lösung per Live-Demo
- Wir besprechen mit Ihnen die Anforderungen und die technische Einbindung
- Wir unterstützen Sie bei der Einbindung und beim Onboarding
Buchen Sie jetzt Ihren Demo-Termin.
Die Emplovis PEP-Software lässt sich nahtlos in Ihr bestehendes IT-Ökosystem integrieren. Stammdaten Ihrer Mitarbeiter werden direkt aus SAP HR übernommen, wodurch doppelte Datenpflege vermieden wird. Für das Qualifikationsmanagement unterstützt Emplovis die Anbindung an Systeme wie SuccessFactors, sodass Qualifikationen direkt in unserer Software verwaltet und berücksichtigt werden können. Zudem können Zeiterfassungssysteme integriert werden, um Arbeitszeiten und Anwesenheiten automatisch zu erfassen. Auch Buchungs- und Abrechnungssysteme lassen sich einbinden, um eine reibungslose Weiterverarbeitung der Daten sicherzustellen. Diese umfassende Integration optimiert Ihre Prozesse und erhöht die Effizienz.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zur PEP-Software
Personaleinsatzplanung-Software: Was ist das?
Eine Personaleinsatzplanung-Software (PEP-Software) ist ein spezialisiertes Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, den Einsatz ihrer Mitarbeiter effizient zu planen und zu verwalten. Sie ermöglicht die Erstellung von Dienstplänen, Berücksichtigung von Arbeitszeiten, Fähigkeiten der Mitarbeiter und betrieblichen Anforderungen.
Worin unterscheiden sich eine Software für die Personaleinsatzplanung und eine Schichtplansoftware?
Eine Software für die Personaleinsatzplanung umfasst oft mehr Funktionen als eine reine Schichtplansoftware. Während eine Schichtplansoftware sich hauptsächlich auf die Zuordnung von Mitarbeitern zu bestimmten Arbeitszeiten konzentriert, kann eine PEP-Software zusätzlich Aspekte wie Urlaubsplanung, Qualifikationsmanagement, Arbeitszeitkontenverwaltung und Kostenkontrolle integrieren.
Kann die PEP-Software in bestehende HR-Systeme integriert werden?
Ja, unsere PEP-Software kann in bestehende HR-Systeme integriert werden. Dies ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch zwischen verschiedenen HR-Funktionen wie Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterentwicklung.
Welche Vorteile bietet eine Software für die Personaleinsatzplanung?
Zu den Vorteilen zählen:
- Verbesserte Mitarbeiterauslastung und Effizienz.
- Reduzierte Kosten durch optimierte Personal- und Dienstplanung.
- Bessere Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Tarifverträgen.
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit durch transparente Planung.
- Schnellere Anpassung an sich ändernde betriebliche Anforderungen.
Wie hilft eine Personaleinsatzplanung-Software dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten?
Eine PEP-Software hilft dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, indem sie automatisch Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und andere gesetzliche Bestimmungen berücksichtigt. Sie warnt vor möglichen Verstößen und unterstützt bei der Dokumentation zur Compliance.
Was sollte eine PEP-Software können?
Eine gute PEP-Software sollte folgende Kernfunktionen bieten:
- Erstellung und Anpassung von Dienstplänen.
- Berücksichtigung von Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten.
- Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitszeiten.
- Qualifikationsmanagement und Schulungsplanung.
- Integration mit Zeiterfassungssystemen.
- Berichterstattung und Analyse von Arbeitszeitdaten.
- Benutzerfreundliche Oberfläche für Personalplaner und Mitarbeiter.
Eine PEP-Software ist also ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um ihre Personaleinsatzplanung zu optimieren und gleichzeitig gesetzliche Vorgaben einzuhalten sowie Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern.
Welche Installationsmöglichkeiten gibt es?
Es gibt folgende Installationsmöglichkeiten: SaaS, Cloud (private/public), onPremise.
Welche Schnittstellen sind verfügbar?
- SAP HR für den Import von Mitarbeiterstammdaten (Name, Personalnummer, Bereich etc.)
- Qualifikationsmanagement wie SuccessFactors (welche Qualifikation hat der Mitarbeiter und wann laufen diese aus)
- Zeiterfassungssysteme (wir geben vor, welcher Mitarbeiter heute da sein soll und kriegen zurück, wann er angefangen/geendet hat, vermerken entsprechende Abwesenheiten automatisch)
- Payroll-Systeme wie lange der jeweilige Mitarbeiter auf welchen Arbeitsplatz gearbeitet hat mit entsprechenden Erschwerniszuschlägen
- Planung&Scheduling, zum Beispiel wie viele Mitarbeiter an den jeweiligen Tag vorhanden sind, um die Produktion optimal zu planen
- Mitarbeiterportale, damit der Mitarbeiter schnell sieht, wann er Schicht hat, wann Änderungen aufgetreten sind, Abwesenheiten beantragen kann, Status von Urlaubsanträgen einsehen kann usw.
- Outlook& Teams:
- Outlook:
- Mail bei Änderungen am Dienstplan, die den Mitarbeiter betreffen
- Informationen über Änderungen am Schichttausch
- Mail bei Genehmigung von Urlauben
- Kalendereinträge, wann der Mitarbeiter Schicht hat und wann er Urlaub hat
- Teams Nachrichten bei Änderungen am Dienstplan, die den jeweiligen Mitarbeiter betreffen
- Outlook:
Können Microsoft Office-Produkte angebunden werden?
- Outlook
- Mail bei Änderungen am Dienstplan, die den Mitarbeiter betreffen
- Informationen über Änderungen am Schichttausch
- Mail bei Genehmigung von Urlauben
- Kalendereinträge, wann der Mitarbeiter Schicht hat und wann er Urlaub hat
- Teams Nachrichten bei Änderungen am Dienstplan, die den jeweiligen Mitarbeiter betreffen
Kommt KI zum Einsatz?
Smarte Funktionen und Überprüfungen/Validierungen kommen zum Einsatz, zum Beispiel:
- Ein Mitarbeiter kann nur auf den Arbeitsplatz gesetzt werden, wenn er die notwendige Qualifikation innehat
- Benachrichtigungen an den Vorgesetzten, wenn Qualifikationen auslaufen (z.B. einen Monat vorher)
- Alarmierung bei Unterschreitung der Mindestbesetzung der Schicht
Alarmierung bei Unterschreitung der gesetzlichen Ruhezeit
Gibt es eine ESS-Lösung (Empoyee Self Service)?
Ja, die gibt es:
- Mitarbeiter können direkt in unserer Lösung ihren Dienstplan einsehen, denn es werden verschiedene Benutzerprofile für sie angelegt
- Urlaube beantragen
- Schichttausch in einer Schichttauschbörse beantragen
Ausführbar auf mobilen Geräten, passt sich immer der jeweiligen Auflösung an/ kann von überall mit Internet über den Browser bedient werden, theoretisch kann der Mitarbeiter auch zuhause nachschauen, ob er morgen Dienst hat oder ob sein Urlaub schon entsprechend genehmigt/zurückgewiesen wurde.
Nehmen Sie persönlich Kontakt mit uns auf!
Sie haben konkrete Fragen zu den Germanedge-Lösungen? Dann schreiben Sie uns gerne über das Kontaktformular. Meine Kollegen und ich freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.
Dominik Weggler
Head of Sales Germanedge