Arbeitsfreigaben mit digitalen Checklisten: Mehrstufige Prozesse transparent abbilden und dokumentieren
Um Mitarbeiter oder Fremdfirmen bei gefährlichen Arbeiten im Betrieb zu schützen, muss vieles bedacht werden wie zum Beispiel Risikobeurteilungen, Termine, Schutzmaßnahmen, Regeln, Verantwortliche und Freigabeprozesse. Arbeitssicherheitsbeauftragte stehen vor der Herausforderung, hier den Überblick zu behalten und festgelegte Abläufe stringent zu verfolgen. Mit digitalen Checklisten, die mehrstufige Prozesse unterstützen, gelingt dies spielend einfach.
Arbeitsfreigaben sind ein strukturierendes Element von Genehmigungs- und Freischaltprozessen, die bei potenziell gefährlichen Arbeiten gesetzlich vorgeschrieben sind. Sie beschreiben die auszuführende Arbeit, wo und wann sie zu verrichten ist, durch wen sie ausgeführt wird und welche Vorkehrungen zu treffen sind. Erst wenn die Vorbereitungen ordnungsgemäß abgeschlossen und von den Verantwortlichen kontrolliert und unterschrieben wurden, werden Freigabe- und Erlaubnisscheine erteilt. Arbeitsfreigaben sind somit ein wichtiges Element der Arbeitssicherheit, in die eine Vielzahl von Personen und Bereichen involviert sind.
Digitale Checklisten versus digitale Freigabesysteme
Dass Softwaretools komplexe Prozesse wie die beschriebenen Arbeitsfreigaben unterstützen können, ist bekannt. Hier haben sich digitalen Checklisten als neutrales, wenig leistungshungriges und intuitiv zu nutzendes Tool erwiesen, um Arbeitsfreigaben leicht an Nutzer zu verteilen, denn sie sind flexibel in der Handhabung.
Digitale Checklisten können unkompliziert über das (mobile) Internet an interne und externe Mitarbeiter verteilt und von diesen per Webbrowser oder App am Smartphone genutzt werden. Ist eine Checkliste dann ausgefüllt, laufen die anschließenden Freigabeprozesse einfach und automatisiert per Mail-Workflow ab. Der jeweils für einen Bereich Verantwortliche sieht nur den Teil der Checkliste, für den er zuständig ist, und gibt „seine“ Punkte per digitaler Unterschrift frei. Für die einzelne Person nimmt dies die Komplexität aus dem Prozess raus.
Gesamten Genehmigungsprozess mit digitalen Checklisten abbilden
Mit digitalen Checklisten können aber nicht nur Daten einfach erfasst werden. Die Software ist zudem auch in der Lage, die mehrstufigen Genehmigungs- und Freigabeprozess für gefährliche Arbeiten 1:1 abzubilden. Unterstützt werden z.B. Funktionen wie handschriftliche Signaturen, Erinnerungen per Mail oder App, automatische Eskalationen. Auf diese Weise ist auch gewährleistet, dass einmal definierte Prozesse Schritt für Schritt abgearbeitet werden und kein Schritt übersprungen wird.
Wie unterstützen Checklisten den Prozess?
Werden Arbeitsfreigaben als digitale Checklisten realisiert, ergeben sich Vorteile für alle Beteiligten: Arbeitsschutzbeauftragte haben über ihr Dashboard den Überblick über laufende Freigabeverfahren, Termine, Schutzmaßnahmen usw. Mit Hilfe der digitalen Checklisten lassen sich Gefährdungen erfassen, Risikobeurteilungen integrieren und Schutzmaßnahmen erstellen, prüfen und dokumentieren. Verantwortliche werden festgelegt, Erinnerungsmails versandt, Termine geplant. Digitale Arbeitsfreigaben sorgen zudem für eine verlässliche und einheitliche Dokumentation und erhöhen dadurch die Rechtssicherheit.
Einfache Administration
Mit dem Checklisten-Designer können einmal eingewiesene Nutzer die Checklisten selbst ohne jegliche Programmierkenntnisse anlegen – die verschiedenen Steuerelemente-Vorlagen werden einfach per Drag-and-Drop ins Dokument gezogen. Neue und geänderte Checklisten werden sofort veröffentlicht und sind dann für alle Nutzer verfügbar. In der App-Version sind die Checklisten dann auch offline nutzbar. Die erfassten Informationen werden anschließend synchronisiert und zentral gespeichert.
Ihre Mehrwerte
- Mehr Einfachheit. Automatisierte Prozesse, auch mehrstufig, zielgruppenorientiert. Bereichsverantwortliche müssen nur das bearbeiten, was in ihren Bereich fällt, so wird Komplexität aus dem Prozess rausgenommen.•
- Besserer Überblick. Über ihr Dashboard haben alle Verantwortlichen Zugriff auf die laufenden Freigabescheinverfahren und können jederzeit den Status einsehen.
- Höhere Prozesstreue. Mehrstufige Prozesse werden unterstützt, Schritt-für-Schritt-Durchführung, alle beteiligten Personen/Abteilungen werden zuverlässig involviert.
- Mehr Rechtssicherheit. Klarer Nachweis, wer wann was dokumentiert hat, weniger Manipulationsspielraum, Zeitersparnis für Mitarbeiter.
- Mehr Flexibilität. Zugriff auf die Lösung per Browser und Link, ortsunabhängig verschiedenste Informationen einsehen oder Anpassungen an Checklisten machen.
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Christoph Schiffer
Sales Team Germanedge
Sicherheit für Mensch, Umwelt und Betrieb: Wie digitale Checklisten die Gefahrgutverladung unterstützen
Gefahrguttransporte unterliegen in Deutschland strengen Auflagen, egal auf welchem Weg sie durchgeführt werden. Damit unterwegs nichts passiert, ist bereits bei der Verladung höchste Sorgfalt oberstes Gebot. Digitale Checklisten unterstützen den Verlader optimal bei diesem Prozess. Sie sind workflow-getrieben, sorgen für Vollständigkeit, Genauigkeit und Plausibilität der Daten und machen Reporting und Dokumentation transparent und (revisions-)sicher.
Wie Checklisten die Gefahrgutverladung unterstützen
Das A und O Beim Gefahrguttransport ist die akribische Vorbereitung – und die beginnt bereits bei der Verladung der gefährlichen Güter. Anhand von Checklisten prüfen Verlader detailliert und sorgfältig, ob alle Vorschriften in Bezug auf die Befüllanlagen, Transporteinheiten, Fahrer und Fahrzeuge eingehalten werden. Leider erhöht papiergebundenes Arbeiten das Risiko für Falschangaben, Auslassungen oder Unleserlichkeiten, was schwerwiegende Folgen haben kann. Denn sollte es während des Transports zu einer Störung oder Unfall kommen ist dies fatal. Digitale Checklisten, die der Verlader an seinem Tablet oder Smartphone ausfüllt, wirken möglichen Fehlerquellen konsequent entgegen, wie der Anwendungsfall einer Raffinerie zeigt.
Die richtige Checkliste für den zu verladenden Gefahrstoff
Jährlich führt das Unternehmen Tausende von Gefahrstoffverladungen durch, viele von ihnen per Bahn. Für jeden einzelnen Gefahrstoff nutzt es eine eigene digitale Checkliste. Diese ist zentral gepflegt und per Mail-Link oder App wird sie an die Verlader verteilt wird. Und ist somit stets auf dem neuesten gesetzlichen Stand. Auf diese Weise hat der Verlader vor Ort stets die richtige Checkliste in der aktuell gültigen Version zur Hand. Und läuft somit nicht Gefahr, seine Prüfung auf einem veralteten Versionsstand durchzuführen. Dies erspart ihm auch Zeit und Laufwege, falls er eine bestimmte Checkliste nicht dabei hat, und er andernfalls zurücklaufen müsste, um sie zu holen oder telefonisch anzufordern.
Stimmt die Güterwagen-Nummer?
Da es im hektischen Alltag früher bisweilen zu Fehlangaben kam oder einzelne Punkte vergessen wurde, hat man Plausibilitätsprüfungen mit einzelnen Feldern der digitalen Checkliste verknüpft. Zum Beispiel wird bei der Eingabe der 12-stelligen UIC-Güterwagennummer automatisch die Selbstkontrollziffer nach dem Luhn-Algorithmus berechnet. Stimmt diese nicht, wird der Verlader auf den Fehler aufmerksam gemacht. Pflichtfelder und automatisch vorausgefüllte Felder wie Datum, Uhrzeit und Name des Verladers verhindern Lücken und sparen Zeit beim Ausfüllen. Zudem beschränken sie den Manipulationsspielraum. Eine digitale Checkliste kann auch nur dann abgeschlossen werden, wenn alle Punkte ausgefüllt oder abgehakt sind. Ebenso muss das Dokument unterschrieben worden sein. Fällt dem Verlader etwas auf, was er zusätzlich dokumentieren möchte, dann kann er mit seinem Smartphone ein Foto machen und dieses in die Checkliste integrieren.
Online und offline ausfüllen
Die digitalen Checklisten sorgen nicht nur beim Verladevorgang für höchste Genauigkeit, sie unterstützen und optimieren auch vor- und nachgelagerte Prozesse. Sie machen zum Beispiel Drucker, Tinte und Papier überflüssig, minimieren Wegezeiten und Wartungsaufwände. Und da viele Mitarbeiter heute ohnehin ein Smartphone oder ein Tablet haben, ist hardwareseitig keine größere Investition nötig. Die digitalen Checklisten können sowohl online als auch offline ausgefüllt werden, die Synchronisation erfolgt automatisch, sobald wieder (mobiles) Internet verfügbar ist. Sie werden nach Abschluss automatisch weitergeleitet, sodass beispielsweise der gesamte Scan-Vorgang entfällt. Die ausgefüllten Checklisten werden zentral gespeichert, Informationen liegen für alle berechtigten Mitarbeiter transparent vor. Durch die Suchfunktion lassen sich diese schnell auffinden. Sämtliche Daten sind revisionssicher abgelegt, als klarer Nachweis, wer wann was dokumentiert hat.
Durch Rechtssicherheit Strafzahlungen vermeiden
Insgesamt verbessern digitale Checklisten also die Sicherheit von Menschen und Umwelt im Betrieb, in der Folge kommt es daher zu weniger Forderungen und Strafzahlungen durch die Behörden, und es gibt weniger interne Probleme, da Dokumente öfter richtig ausgefüllt werden.
Ihre Mehrwerte
- Mehr Sicherheit bei der Eingabe. Plausibilitätsprüfungen, z.B. bei Kesselwagennummer, weniger Falscheingaben, Dokumentation mit Bildern vor Ort, Überprüfung auf Vollständigkeit
- Höhere Rechtssicherheit. Klarer Nachweis wer wann was dokumentiert hat, weniger Manipulationsspielraum, außerdem Zeitersparnis für Mitarbeiter
- Mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Automatische Mailausleitung oder Ablage im Dokumentenmanagementsystem, sodass der gesamte Einscan-Vorgang entfällt und auch das Abspeichern automatisiert wird.
- Mehr Effizienz. Druckertinte und Papierverschwendung sind überflüssig, Wegezeiten minimieren, Wartung vom Drucker minimieren, schnelles Finden von Informationen mit der Suche und demnächst auch sehr einfach über die KWG-Nummer
- Mehr Flexibilität. Zugriff auf die Lösung per Browser und Link, ortsunabhängig verschiedenste Informationen einsehen oder Anpassungen an Checklisten machen.
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Christoph Schiffer
Sales Team Germanedge