Inspektion des Ist-Zustandes

Inspektionsaufgaben können einmalig für ein bestimmtes Datum, wiederkehrend oder adhoc in unserer Software angelegt und einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Wiederkehrende Aufgaben beziehen sich zudem häufig auf Informationen aus Drittsystemen, wie beispielsweise der Anzahl von Maschinenstunden, Produktionsdurchgängen oder werden durch Wertüberschreitung aktiviert. Dies unterstützt die präventive Inspektion und reduziert Kosten.

Für den Instandhaltungsmitarbeiter sind zu jeder Zeit alle geplanten Wartungsarbeiten in unserer Software übersichtlich dargestellt. Er selektiert seine durchzuführende Arbeit und wird im Prozess vor Ort durch begleitende Checklisten unterstützt. Diese führt den Mitarbeiter durch den Wartungsprozess mit Hilfe von Anleitungen, Bildern, Videos, Plausibilitätsprüfungen, Pflichtfelder, Geotagging, Unterschriften und vielem mehr.

Der Mitarbeiter kann in diesem Prozess jederzeit zusätzliche Informationen rückmelden. Ein beliebtes Mittel ist beispielsweise das Hinzufügen von Bildern eines Schadens mit ergänzenden Informationen wie einer Zeichnung direkt im Bild und das automatische Weiterleiten an einen veranwortlichen Mitarbeiter oder ein Drittsystem, wie SAP PM. Dadurch wird Zeit gespart und alle Kollegen sind auf dem gleichen Stand. Sollte der durchführende Mitarbeiter eine Aufgabe nicht erledigen können, so kann diese automatisiert weitergeleitet und bei wichtigen Aufgaben auch eskaliert werden.

Da alle Ereignisse an der Maschine gespeichert werden, sind Informationen leicht zu finden. So kann die Maschinenakte alle Änderungen und Instandhaltungstätigkeiten der vergangenen Jahre anzeigen oder alle Ersatzteile und Werkzeuge in Benutzung oder Reparatur auflisten. Mit übersichtlicher Berichte sind Zusammenhänge erkennbar und Ableitungen für die kontinuierliche Verbesserung möglich.

Auch Konstruktionsunterlagen, Kalibrierprotokolle, Schmierpläne, Betriebsanleitungen und Fahranweisungen werden am Maschinenobjekt gespeichert. So entsteht ganz automatisch ein umfassendes Anlagenlogbuch bzw. eine Maschinenakte mit vollständiger Dokumentation aller Ereignisse und Unterlagen. Der Arbeiter vor der Maschine hat die Informationen genauso im Zugriff wie der Betriebsleiter, der sich z.B. über der Wartungsstand seiner Anlagen informieren möchte.

Als einfach und praktikabel hat sich in Anwendungsfällen erwiesen, die einzelnen Qualifizierungen über ein Projektmanagementsystem zu strukturieren und zu steuern. Die Qualifizierungen selbst werden als digitale Checklisten innerhalb des Systems angelegt und verwaltet, und sie können dank der Unterstützung von mehrstufigen Workflows verschiedenen Bereichen zur Bearbeitung zugewiesen werden. Auch die Einstufung sämtlicher für die Produktion relevanten Materialien im Rahmen des Risikomanagements – Einteilung nach Risikogruppen (technologische Risiken, gesetzliche Risiken und Supply-Chain-Risiken) und Risikoniveau (niedrig, mittel, hoch) – kann dazu gehören, ebenso eine automatische Berechnung anhand bestimmter Faktoren. Dadurch kann gezielt nach Priorität bearbeitet werden. Auf diese Weise ist eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle aller rohstoffbezogenen Aktivitäten über ein zentrales Dashboard möglich.

• Durchgehende Digitalisierung aller Rohstoff- und Lieferantenqualifizierungen im Rahmen eines strukturierten Projektmanagements
• Plattformfähigkeit, Integration in verschiedenste Systeme, wie zum Beispiel Asset Management-, Projektmanagement-, Ticket-, Reporting-, Schichtbuch-Systeme, etc.
• Abbildung von Abhängigkeiten und Verknüpfungen: Eine Checkliste umfasst eine komplette Qualifizierung, sie ist prozessübergreifend
• Unternehmens- und länderübergreifendes Risikomanagement wird unterstützt, Mehrsprachigkeit von Checklisten

Aktuell führend beim Ausbau ihrer 5G-Netze ist die Schweiz. Möglicherweise spielt hier ein Anwendungsfall eine Rolle, bei dem digitale Checklisten Projektabläufe beschleunigen: Die intelligenten Formulare, die online ebenso wie offline auf jedem mobilen Endgerät ausgefüllt werden können, unterstützen die Standortverantwortlichen bei der Vorbereitung der Bauvorhaben. Sie führen bei der Ortsbegehung eine gründliche Analyse der Gegebenheiten durch und dokumentieren sämtliche Einzelheiten exakt mit Hilfe der digitalen Checklisten.

Die digitalen Checklisten reagieren dynamisch auf Eingaben und verzweigen in verschiedene Folgeabläufe, wie folgendes Beispiel zeigt: Sollen die neuen 5G-Antennen beispielsweise auf einem Gebäude installiert werden, wird gefragt, ob es sich um ein Flach- oder Giebeldach handelt. Kann man auf dem Giebeldach stehen? Nein. Wie viele Dachluken gibt es? Wird ein Kran mit Hubwagen benötigt? Ja. Kann dieser vor dem Haus stehen?

Werden die Daten für die Standortvorbereitung und die Trassen- und Baustellenprüfung von Anfang an digital erfasst, sorgt dies für eine hohes Maß an Transparenz, Schnelligkeit und Prozesstreue: Kein Task wird vergessen, und die gesammelten Feldinformationen werden automatisch mit der zentralen Projektdatenbank synchronisiert. Aus dieser können sie anschließend sofort ausgelesen und für Bauvorhaben-spezifische sowie Bauvorhaben-übergreifende Auswertungen und Berichte genutzt werden. Entsprechend schnell liegen die Daten zentral vor und können für nachfolgende Projektschritte genutzt werden: z.B. kann der erwähnte Kran mit Hubwagen bestellt und die behördliche Straßenabsperrung für den betreffenden Tag beantragt werden. Nötige Sicherheitsvorkehrungen können rechtzeitig getroffen, was die Sicherheit aller Beteiligten erhöht.

Ein typischer Anwendungsfall für industrielle Großprojekte ist die Entwicklung eines neuen Bremssystems. Ein Projekt dieser Größenordnung ist in eine Vielzahl von Teil- und Subprojekten untergliedert, von denen jedes eine kritische Designprüfung (Critical Design Review) durchläuft. Der jeweilige Arbeitsvorrat eines CDRs liegt in Form von Aufgaben- und Open-Item-Listen vor, die in von verschiedenen Bereichen mehrstufig nacheinander abgearbeitet werden. Wurde in Bereich A beispielsweise die Materialdichte zufriedenstellend überprüft, so folgt nun die Überprüfung der Materialbiegsamkeit in Bereich B, und so weiter. Entsprechende Listen, die häufig sehr kompliziert in Excel angelegt werden, umfassen oft Hunderte von Vorgängen und Tätigkeiten inklusive Rückfragen in andere Abteilungen oder Organisationen. Bei so viel Komplexität geht die globale Sicht aufs Projekt schnell verloren.

Während bei kleineren Projekten herkömmliche Excel-Listen gute Dienste leisten können, ist dies bei zunehmender Projektgröße nicht mehr der Fall. Hier haben sich digitale Checklisten als flexibles Tool für die Erfassung, Auswertung und Dokumentation einer riesigen Zahl von Aufgaben- und Fragen(-katalogen) im Rahmen von Einzelprüfungen erwiesen. Für jeden CDR-Prozess wird ein neues Projekt angelegt, das in Teil- und Subprojekte untergliedert wird. Zugehörige Aufgaben und Tätigkeiten werden in digitalen Checklisten erfasst. Die Checklisten lassen sich thematisch gliedern und in den Einzelprojekten hierarchisch organisieren. Nach erfolgter Prüfung wird die Liste abgeschlossen. Sämtliche Einzelschritte liegen dann bereits digital vor und können jederzeit an andere IT-Systeme wie Reporting, ERP/SAP etc. übertragen werden. Die Gesamtsicht auf das Projekt wird übersichtlich. Kompliziert aufgebaute Excel-Listen gehören der Vergangenheit an. Auch die spätere Suche nach Detailinformationen wird so erleichtert.

• Durchgehende Digitalisierung aller Arten von Einzelanalysen im Rahmen eines strukturierten Projektmanagements, z.B. bei der Produkt- oder Prozessentwicklung, beim Prototypenbau, u.ä.
• Unternehmens- und Länderübergreifende Projekte werden unterstützt, Mehrsprachigkeit von Checklisten
• Plattformfähigkeit, Integration in verschiedenste Systeme, wie zum Beispiel Asset Management-, Projektmanagement-, Ticket-, Reporting-, Schichtbuch-Systeme, etc.
• Abbildung von Abhängigkeiten und Verknüpfungen: Eine Checkliste umfasst einen kompletten Review, sie ist prozessübergreifend

Mit einem Asset-Management-System lässt sich die grüne Infrastruktur deutlich effizienter verwalten – und zwar einschließlich der für den Betrieb notwendigen Dienstleistungen. Alle anfallenden Daten zu technischen Assets, Störungen und Serviceanfragen liegen in einem solchen System zentral vor, dennoch können Mitarbeiter können diese dezentral pflegen und weltweit nutzen. Plausibilitätsprüfungen gewährleisten die einheitliche und korrekte Datenerfassung. Die Integration von Barcode- oder RFID-Scannern vereinfacht die Bestandserfassung von Assets zusätzlich. Auch alle Kauf-, Miet-, Wartungs- oder Service-Level-Verträge sind als elektronische Dokumente im System hinterlegt und daher jederzeit zur Hand. Der Zugriff auf die Daten ist durch ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept sicherheitsbeschränkt.

Der Instandhaltungsprozess selbst wird durch anpassbare, digitale Checklisten und Workflows unterstützt. Dies beginnt bei der Anmeldung einer Wartungstätigkeit auf der Leitstelle, schließt sämtliche Überprüfungen mit ein und reicht bis zur anschließenden Abmeldung. Alle Inspektionspunkte werden revisionssicher gespeichert. Punkte, die als „nicht in Ordnung“ markiert werden, können vor Ort per Foto dokumentiert und dann als Ticket weiterverwendet werden. Mängelliste bzw. Inspektionsprotokoll werden per E-Mail verschickt.

Auch der Problemlösungsprozess wird mit Hilfe digitaler Checklisten dokumentiert, sodass eine Historie über aufgetretene Probleme und deren Lösung entsteht. Zudem ist jederzeit nachvollziehbar, welche Mängel noch bei welchen Turbinen bzw. Solarmodulen bestehen. Änderungen können im Inspektionsprotokoll ohne Programmierkenntnisse selbst angepasst werden.

Doch es geht auch anders, wie der Anwendungsfall eines österreichischen Unternehmens zeigt: Dieses hat in seinen Verkehrsbetrieben in den Bereichen Bus und Bahn ein digitales System zur Sicherung der Qualität des Personals etabliert. Geprüft wird beispielsweise, ob Toiletten und Fahrgasträume sauber sind, ob die Fahrkartenautomaten funktionieren, die Getriebe regelmäßig gewartet werden und die Fahrzeugführer im Straßenverkehr umsichtig und freundlich agieren. Die Liste möglicher Sicherheits- und Qualitätschecks ist lang, die Zahl der zu prüfenden Fahrzeuge und Mitarbeiter/-innen geht in der weitläufigen Region in die Hunderte.

Gerade bei global tätigen Konzernen mit mehr als zehn Produktionsstandorten – das zeigen Best-Practice-Beispiele – empfiehlt sich der Wechsel auf eine Standardisierungsstrategie mit weltweit einheitlichen, digitalen Schichtbüchern. Damit sinken nicht nur die Rollout-Kosten, Sie erreichen Ihre strategischen Ziele auch früher: Die interne Kommunikation verbessert sich, Gleiches gilt für die weltweiten Prozesse. Informationen zu Schichtereignissen liegen zentral vor, sind von allen Berechtigten weltweit einsehbar. Der Aufwand für das Suchen nach Informationen sinkt, Schichtübergaben gehen schneller, sicherer und notfalls kontaktlos vonstatten. Sie und Ihre Mitarbeitenden sind in der Lage, bessere und vor allem schnellere Entscheidungen zu treffen.

Zunächst muss ein konzernweiter Standard definiert werden, auf den sich alle Betriebe einigen können. Diese Phase dauert erfahrungsgemäß am längsten, sie ist aber Grundlage für den späteren schnellen Erfolg – eine durchgängige Digitalisierung der gesamten Wertschöpfungskette. Der Standard bezieht sich auf die Funktionalität sowie die Integration in Prozesse und mit anderen Systemen. Zum Beispiel können Schichtereignisse mit Echtzeit-Betriebsdaten angereichert und Instandhaltungsmeldungen mit SAP PM ausgetauscht werden.

• Offene Systemstandards: Technologisch für die Anforderungen der Zukunft gewappnet.
• Hohe Usability: Mitarbeiter haben auch beim Einsatz an wechselnden Standorten stets dasselbe System.
• Schneller und kostengünstiger Roll-out: Zeit- und Kostenersparnis
• Zentrales Projektteam: Ansprechpartner für alle Standorte
• Selbstermächtigung: Self-Service-Funktionalitäten integrieren, damit Betriebe auch selbst Anpassungen vornehmen können, ohne jedes Mal ein Ticket zu öffnen.
• Mehrsprachigkeit. Gesamtes System im Standard in mehreren Sprachen verfügbar.