Die moderne Instandhaltung dient dem Schutz von Menschen, Anlagen und der Umwelt. Doch sind Betrieb und Instandhaltung oft voneinander getrennt und blockieren sich gegenseitig.
Jetzt gibt es einfach zu bedienende Software, die den Betrieb mit der Instandhaltung vereint.
Natürlich bringt eine schnelle Reparatur wenig, wenn z.B. Schmierpläne nicht eingehalten werden. Durch fehlende Wartung und Inspektion treten teure Schäden immer wieder auf. Deshalb muss die Instandhaltung den Betrieb übergreifend mit Wartung, Inspektion und Reparaturen unterstützen. Durch die Speicherung aller Vorgänge in der Maschinenakte entstehen Erfahrungswerte für Laufzeitprognosen und daraus die Option, mit dynamischen Reparatur- und Wartungszyklen die Kosten zu optimieren.
Verhindern Sie vorhersehbare Schäden durch schleichend auftretende Fehlerbilder bevor es zu spät ist. Regelmäßige Wartungsaufgaben steigern die Laufleistung ihrer Anlagen. Wartungsaufgaben wie z.B. Schmierpläne sollten daher in angemessenen Zyklen in den Betriebsablauf integriert werden. Im Finito Schichtbuch können dafür z.B. wiederkehrende Aufgabe mit Checkliste in den Schichtbetrieb übergeben werden. Solche Aufgaben können an Personen, Personengruppen oder bestimmte Schichten vergeben werden. Durch Auswertung der Checklisten besteht jederzeit die Möglichkeit zu prüfen, ob Wartungsvorgänge plangemäß durchgeführt wurden.
Inspektion des Ist-Zustandes
Inspektionsaufgaben können einmalig für ein bestimmtes Datum, wiederkehrend oder adhoc in unserer Software angelegt und einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Wiederkehrende Aufgaben beziehen sich zudem häufig auf Informationen aus Drittsystemen, wie beispielsweise der Anzahl von Maschinenstunden, Produktionsdurchgängen oder werden durch Wertüberschreitung aktiviert. Dies unterstützt die präventive Inspektion und reduziert Kosten.
Manchmal ist eine Reparatur unausweichlich. In dem Fall werden oft interne oder externe Reparatureinheiten angesteuert. Aufträge müssen vergeben werden. Oft werden extern Ersatzteile beschafft.
Mit Finito und Checkware geht das einfach. Über einen Knopf im Schichtbuch kann direkt eine Meldung an ein nachgelagertes MRO System übergeben werden.
Für den Instandhaltungsmitarbeiter sind zu jeder Zeit alle geplanten Wartungsarbeiten in unserer Software übersichtlich dargestellt. Er selektiert seine durchzuführende Arbeit und wird im Prozess vor Ort durch begleitende Checklisten unterstützt. Diese führt den Mitarbeiter durch den Wartungsprozess mit Hilfe von Anleitungen, Bildern, Videos, Plausibilitätsprüfungen, Pflichtfelder, Geotagging, Unterschriften und vielem mehr.
Der Mitarbeiter kann in diesem Prozess jederzeit zusätzliche Informationen rückmelden. Ein beliebtes Mittel ist beispielsweise das Hinzufügen von Bildern eines Schadens mit ergänzenden Informationen wie einer Zeichnung direkt im Bild und das automatische Weiterleiten an einen veranwortlichen Mitarbeiter oder ein Drittsystem, wie SAP PM. Dadurch wird Zeit gespart und alle Kollegen sind auf dem gleichen Stand. Sollte der durchführende Mitarbeiter eine Aufgabe nicht erledigen können, so kann diese automatisiert weitergeleitet und bei wichtigen Aufgaben auch eskaliert werden.
Um Geschwindigkeit und Prozesssicherheit zu garantieren, ist es möglich durch das Scannen eines QR-/Barcodes oder RFID-Tags direkt an der Maschine eine Instandhaltungsmeldung zu erzeugen oder die zu erfüllenden Aufgaben anzuzeigen. Dabei werden alle Prozessinformationen revisionssicher im System hinterlegt. Ganz egal ob dies der durchführende Mitarbeiter oder der Anfangs- und Endzeitpunkt der Tätigkeit ist. Jede Information kann bei Bedarf automatisiert abgelegt werden. Dies spart Zeit und bietet zusätzliche Transparenz.
Da alle Ereignisse an der Maschine gespeichert werden, sind Informationen leicht zu finden. So kann die Maschinenakte alle Änderungen und Instandhaltungstätigkeiten der vergangenen Jahre anzeigen oder alle Ersatzteile und Werkzeuge in Benutzung oder Reparatur auflisten. Mit übersichtlicher Berichte sind Zusammenhänge erkennbar und Ableitungen für die kontinuierliche Verbesserung möglich.
Auch Konstruktionsunterlagen, Kalibrierprotokolle, Schmierpläne, Betriebsanleitungen und Fahranweisungen werden am Maschinenobjekt gespeichert. So entsteht ganz automatisch ein umfassendes Anlagenlogbuch bzw. eine Maschinenakte mit vollständiger Dokumentation aller Ereignisse und Unterlagen. Der Arbeiter vor der Maschine hat die Informationen genauso im Zugriff wie der Betriebsleiter, der sich z.B. über der Wartungsstand seiner Anlagen informieren möchte.
Einmal in Betrieb können nahtlos weitere Anwendungsfälle in die Plattform integriert werden. Typische Vorgänge sind Sicherheitsüberprüfungen, Reinigungstätigkeiten, Gebäudeprüfungen und vieles mehr. Durch die Flexibilität und Anpassbarkeit, lässt sich unsere Softwarelösung einfach an die unterschiedlichsten Prozesse anpassen und schafft Mehrwerte in einer Vielzahl von Businessprozessen.
PCE ist spezialisiert auf die Produktion von CEE Industriesteckgeräten, Schutzkontaktsteckvorrichtungen und hat eine besondere Kompetenz im Anlagenbau. Die Instandhaltung der PCE arbeitet im 5x24h Schichtbetrieb. Störungen werden mit Checklisten als Schichtereignisse erfasst. Dabei wird die Maschine über einen QR-Code eindeutig identifiziert, der Schaden per Foto dokumentiert und der Vorgang an die entsprechende Einheit zur weiteren Behandlung weiter gegeben. Zusätzlich werden mit insgesamt ca. 250 Checklisten voll-automatisch wiederkehrende Prüfungs- und Wartungstätigkeiten angesteuert und über mobile Geräte vor-Ort abgearbeitet. Optional werden Inhalte an die QS zur dauerhaften Lösung weiter gegeben. Insgesamt werden jährlich ca. 10.000 Ereignisse behandelt.
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Christoph Schiffer
Sales Team Germanedge
Wir leben in bewegten Zeiten. Unsicherheiten, Krisen und Kriege nehmen zu und gefährden die Funktionsfähigkeit der Lieferketten. Doch auch in einer sich verändernden Welt müssen Risiken kontrollierbar bleiben. Viele Unternehmen machen sich auf die Suche nach alternativen Lieferquellen, Rohstoffen oder Spezifikationen. All das trägt zur Risikodiversifizierung bei. Doch sind komplex. Mit zwei einfachen Connected-Worker-Tools lassen sich die komplexen Zulassungs- und Qualifizierungsprozesse vereinfachen sowie standardisiert, prozess- und revisionssicher durchführen.
Ereignisse wie die Corona-Krise oder die Situation in der Ukraine haben gravierende Folgen für die Lieferfähigkeit von produktionsnotwendigen Rohstoffen. Um die Versorgungssicherheit und damit die Produktionsfähigkeit aufrecht zu erhalten, gilt es, Risiken zu diversifizieren – beispielsweise in Form von alternativen Lieferquellen („Second Source“) oder Ersatzrohstoffen. Doch die Evaluierungsprozesse sind komplex, sie kosten Zeit und Geld, und genau dieser Aufwand lässt sich mit Hilfe von digitalen Checklisten minimieren. Sie unterstützen einfache, standardisierte und (revisions-)sichere Zulassungs- und Qualifizierungsprozess für eine Vielzahl von Qualifizierungen.
Als einfach und praktikabel hat sich in Anwendungsfällen erwiesen, die einzelnen Qualifizierungen über ein Projektmanagementsystem zu strukturieren und zu steuern. Die Qualifizierungen selbst werden als digitale Checklisten innerhalb des Systems angelegt und verwaltet, und sie können dank der Unterstützung von mehrstufigen Workflows verschiedenen Bereichen zur Bearbeitung zugewiesen werden. Auch die Einstufung sämtlicher für die Produktion relevanten Materialien im Rahmen des Risikomanagements – Einteilung nach Risikogruppen (technologische Risiken, gesetzliche Risiken und Supply-Chain-Risiken) und Risikoniveau (niedrig, mittel, hoch) – kann dazu gehören, ebenso eine automatische Berechnung anhand bestimmter Faktoren. Dadurch kann gezielt nach Priorität bearbeitet werden. Auf diese Weise ist eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle aller rohstoffbezogenen Aktivitäten über ein zentrales Dashboard möglich.
In der Praxis sieht das so aus: Der Einkauf stößt den Zulassungs- und Qualifizierungsprozess an. Zugehörige Aufgaben und Tätigkeiten werden in einer Checkliste definiert und den entsprechenden Verantwortlichkeiten zugewiesen. Die Checklisten lassen sich thematisch gliedern und in Arbeitsschritten hierarchisch organisieren. Erst nach umfangreicher und über alle Prozessschritte durchgeführter Prüfung wird die Liste abgeschlossen und ein alternativer Lieferant als „zweite Quelle“ zugelassen.
Dank der digitalen Checkliste liegen sämtliche Einzelschritte nun digital vor und können an andere IT-Systeme wie ERP/SAP übertragen werden. Im ERP wird beispielsweise die neue Spezifikation im Einkaufsbestelltext hinterlegt bzw. es wird geprüft, dass Bestellungen nur noch bei dem neuen Lieferanten möglich sind. Kompliziert aufgebaute Excel-Listen gehören der Vergangenheit an. Dank des Risikomanagements gelingt es, viele potenzielle Risiken im Vorfeld zu minimieren oder zu eliminieren.
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Große Infrastrukturprojekte wie der 5G-Netzausbau haben eines gemeinsam: Sie bestehen aus Hunderten von Bau-und Prüfmaßnahmen, die landesweit verstreut liegen. Wie gelingt es, mit geringem Aufwand ein maßnahmen-übergreifendes Qualitätsmanagement und ein zentrales Projekt-Controlling zu etablieren? Digitale Checklisten und Projektmanagement stellen hier sinnvolle Tools dar.
Bis ein neuer Mobilfunkstandort ans Netz geht, vergehen In der Regel ein bis zwei Jahre. Deutlich schneller ist es, einen Standort auszubauen, doch – so oder so – betreut und steuert das zentrale Projektmanagement gut und gerne Hunderte, wenn nicht Tausende von kleineren und größeren Bauvorhaben parallel. Je nach Standort, Gewerk oder Antennentechnologie sind unterschiedlichste Anforderungen zu berücksichtigen – vom kommunalen Baurecht über die Topografie des Standorts bis hin zur Frage, wie viel Datenverkehr am Ende über den Mobilfunkmast laufen soll.
Aktuell führend beim Ausbau ihrer 5G-Netze ist die Schweiz. Möglicherweise spielt hier ein Anwendungsfall eine Rolle, bei dem digitale Checklisten Projektabläufe beschleunigen: Die intelligenten Formulare, die online ebenso wie offline auf jedem mobilen Endgerät ausgefüllt werden können, unterstützen die Standortverantwortlichen bei der Vorbereitung der Bauvorhaben. Sie führen bei der Ortsbegehung eine gründliche Analyse der Gegebenheiten durch und dokumentieren sämtliche Einzelheiten exakt mit Hilfe der digitalen Checklisten.
Die digitalen Checklisten reagieren dynamisch auf Eingaben und verzweigen in verschiedene Folgeabläufe, wie folgendes Beispiel zeigt: Sollen die neuen 5G-Antennen beispielsweise auf einem Gebäude installiert werden, wird gefragt, ob es sich um ein Flach- oder Giebeldach handelt. Kann man auf dem Giebeldach stehen? Nein. Wie viele Dachluken gibt es? Wird ein Kran mit Hubwagen benötigt? Ja. Kann dieser vor dem Haus stehen?
Auch die Trassen- und Baustellenprüfungen werden in der Schweiz mit Hilfe der digitalen Checklisten durchgeführt. Qualitätsverantwortliche überprüfen in regelmäßigen Abständen vor Ort, ob das jeweilige Gewerk vom Auftragnehmer ordnungsgemäß ausgeführt und die Bauphase korrekt abgeschlossen wurde. Etwaige Mängel werden per Foto dokumentiert und in die Checkliste integriert. Auf diese Weise stellt das Zentrale Qualitätsmanagement sicher, dass alle Handlungsschritte sauber durchgeführt und Fehler vermieden wurden. Die Verantwortlichen wissen stets über die planmäßige Umsetzung des Gesamtprojekts Bescheid, und können bei Problemen rasch reagieren. Es geht nichts unter.
Werden die Daten für die Standortvorbereitung und die Trassen- und Baustellenprüfung von Anfang an digital erfasst, sorgt dies für eine hohes Maß an Transparenz, Schnelligkeit und Prozesstreue: Kein Task wird vergessen, und die gesammelten Feldinformationen werden automatisch mit der zentralen Projektdatenbank synchronisiert. Aus dieser können sie anschließend sofort ausgelesen und für Bauvorhaben-spezifische sowie Bauvorhaben-übergreifende Auswertungen und Berichte genutzt werden. Entsprechend schnell liegen die Daten zentral vor und können für nachfolgende Projektschritte genutzt werden: z.B. kann der erwähnte Kran mit Hubwagen bestellt und die behördliche Straßenabsperrung für den betreffenden Tag beantragt werden. Nötige Sicherheitsvorkehrungen können rechtzeitig getroffen, was die Sicherheit aller Beteiligten erhöht.
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Industrielle Großprojekte wie die Entwicklung eines neuen Bremssystems beeindrucken durch ihre Komplexität: Sie bestehen aus hunderten, oft heterogenen Teil- und Unterprojekten mit zahllosen Abhängigkeiten, von denen jedes Einzelne akribisch überwacht, analysiert, freigegeben und dokumentiert werden muss. Doch wie gelingt es ohne komplizierte Excel-Listen, eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle mit durchgehender Dokumentation zu realisieren? Hierzu bedarf es eines benutzerfreundlichen Projektmanagementsystems, das alle Prüf- und Freigabeprozesse von Anfang an digital und mehrstufig abbildet.
Ob die Spezifikation eines neuen Systems den Wünschen des Kunden entspricht, wird bei Großprojekten im Rahmen von Critical Design Reviews (CDR) überwacht und gelöst. Die CDRs stellen sicher, dass das geplante Produkt oder die geplante Dienstleistung den Leistungsanforderungen entspricht. Und zwar unter Berücksichtigung von technischen Gegebenheiten, Kosten, Zeitplan und Risiko. Ein CDR besteht aus zehntausenden, wenn nicht hunderttausenden von Einzelfragen, von denen jede Einzelne nachhaltig beantwortet und nachvollziehbar dokumentiert werden muss.
Ein typischer Anwendungsfall für industrielle Großprojekte ist die Entwicklung eines neuen Bremssystems. Ein Projekt dieser Größenordnung ist in eine Vielzahl von Teil- und Subprojekten untergliedert, von denen jedes eine kritische Designprüfung (Critical Design Review) durchläuft. Der jeweilige Arbeitsvorrat eines CDRs liegt in Form von Aufgaben- und Open-Item-Listen vor, die in von verschiedenen Bereichen mehrstufig nacheinander abgearbeitet werden. Wurde in Bereich A beispielsweise die Materialdichte zufriedenstellend überprüft, so folgt nun die Überprüfung der Materialbiegsamkeit in Bereich B, und so weiter. Entsprechende Listen, die häufig sehr kompliziert in Excel angelegt werden, umfassen oft Hunderte von Vorgängen und Tätigkeiten inklusive Rückfragen in andere Abteilungen oder Organisationen. Bei so viel Komplexität geht die globale Sicht aufs Projekt schnell verloren.
Als ideal hat sich in verschiedenen Anwendungsfällen erwiesen, die einzelnen CDRs über ein Projektmanagementsystem zu strukturieren und zu steuern. Die CDRs werden als digitale Checklisten innerhalb des Systems angelegt und verwaltet. Und sie können dank der Unterstützung von mehrstufigen Workflows verschiedenen Bereichen zur Bearbeitung zugewiesen werden. Auf diese Weise ist eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle aller teilprojektbezogenen Aktivitäten über ein zentrales Dashboard aus möglich, inklusive einer nachhaltigen und nachvollziehbaren Dokumentation jedes einzelnen Arbeitsschritts.
Während bei kleineren Projekten herkömmliche Excel-Listen gute Dienste leisten können, ist dies bei zunehmender Projektgröße nicht mehr der Fall. Hier haben sich digitale Checklisten als flexibles Tool für die Erfassung, Auswertung und Dokumentation einer riesigen Zahl von Aufgaben- und Fragen(-katalogen) im Rahmen von Einzelprüfungen erwiesen. Für jeden CDR-Prozess wird ein neues Projekt angelegt, das in Teil- und Subprojekte untergliedert wird. Zugehörige Aufgaben und Tätigkeiten werden in digitalen Checklisten erfasst. Die Checklisten lassen sich thematisch gliedern und in den Einzelprojekten hierarchisch organisieren. Nach erfolgter Prüfung wird die Liste abgeschlossen. Sämtliche Einzelschritte liegen dann bereits digital vor und können jederzeit an andere IT-Systeme wie Reporting, ERP/SAP etc. übertragen werden. Die Gesamtsicht auf das Projekt wird übersichtlich. Kompliziert aufgebaute Excel-Listen gehören der Vergangenheit an. Auch die spätere Suche nach Detailinformationen wird so erleichtert.
Bleiben bei der Bearbeitung der digitalen Aufgabenlisten Fragen offen, so findet der Nutzer am Ende der Checkliste eine Open-Item-Liste, deren Punkte direkt in ein Ticket-System einfließt. Die Tickets werden an die verantwortlichen Stellen zur Bearbeitung weitergeleitet. Auch hier werden wiederum Checklisten erzeugt, anhand derer überprüft wird, ob die Punkte zufriedenstellend bearbeitet werden. Ist das erfolgt, fließt die Rückmeldung wiederum in die übergeordnete Checkliste ein. Über alle Aktivitäten lassen sich verschiedene Berichte erstellen, wobei auch Corporate-Design-Vorgaben berücksichtigt werden.
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Öl und Gas sind so teuer wie lange nicht mehr. Davon profitieren alternative Energiequellen. Nicht nur Unternehmen, sondern auch zahlreiche Länder bzw. Kommunen versuchen, ihren Strombedarf zumindest teilweise durch Wind- und/oder Sonnenenergie zu decken. Wind- und Solarparks schießen derzeit wie Pilze aus dem Boden. Damit sich deren Investition rechnet, muss der Verwaltungsaufwand von Anfang an überschaubar sein. Auch Wartungsarbeiten müssen schnell, sicher und effizient durchgeführt werden. In beiden Fällen können webbasierte Asset-Management- und Checklisten-Tools helfen.
Betreiber von Wind- oder Solarparks haben es von Anfang an mit einer großen Zahl von technischen Assets zu tun, die über große Flächen verteilt sind. Ob nun Turbine oder Solarmodul – vom Tag der Anschaffung bis zur Ausmusterung müssen alle Komponenten der grünen Infrastruktur erfasst, dokumentiert, verrechnet und in regelmäßigen Intervallen gewartet werden. Der damit verbundene „Papierkrieg“ in Form von Kauf- und Mietverträgen, Wartungs- und Gewährleistungsfristen, Prüfprotokollen und Serviceanfragen ist zeitaufwändig, personalintensiv und fehleranfällig und oftmals müssen Informationen von Hand übertragen und archiviert werden.
Mit einem Asset-Management-System lässt sich die grüne Infrastruktur deutlich effizienter verwalten – und zwar einschließlich der für den Betrieb notwendigen Dienstleistungen. Alle anfallenden Daten zu technischen Assets, Störungen und Serviceanfragen liegen in einem solchen System zentral vor, dennoch können Mitarbeiter können diese dezentral pflegen und weltweit nutzen. Plausibilitätsprüfungen gewährleisten die einheitliche und korrekte Datenerfassung. Die Integration von Barcode- oder RFID-Scannern vereinfacht die Bestandserfassung von Assets zusätzlich. Auch alle Kauf-, Miet-, Wartungs- oder Service-Level-Verträge sind als elektronische Dokumente im System hinterlegt und daher jederzeit zur Hand. Der Zugriff auf die Daten ist durch ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept sicherheitsbeschränkt.
Im Asset Management wird gespeichert, wann ein Gerät / eine Anlage gekauft oder gemietet wurde, was in den mit dem Lieferanten vereinbarten Gewährleistungsfristen und Service Level Agreements festgelegt ist und wann das nächste planmäßige Prüf- und Wartungsintervall ansteht. Dank der aktiven Wiedervorlage verpassen Park-Betreiber keinen Termin und sind in puncto gesetzliche Vorgaben oder Fristen immer auf der sicheren Seite. Das System weist sogar automatisch auf mögliche Kündigungsfristen hin.
Der Instandhaltungsprozess selbst wird durch anpassbare, digitale Checklisten und Workflows unterstützt. Dies beginnt bei der Anmeldung einer Wartungstätigkeit auf der Leitstelle, schließt sämtliche Überprüfungen mit ein und reicht bis zur anschließenden Abmeldung. Alle Inspektionspunkte werden revisionssicher gespeichert. Punkte, die als „nicht in Ordnung“ markiert werden, können vor Ort per Foto dokumentiert und dann als Ticket weiterverwendet werden. Mängelliste bzw. Inspektionsprotokoll werden per E-Mail verschickt.
Auch der Problemlösungsprozess wird mit Hilfe digitaler Checklisten dokumentiert, sodass eine Historie über aufgetretene Probleme und deren Lösung entsteht. Zudem ist jederzeit nachvollziehbar, welche Mängel noch bei welchen Turbinen bzw. Solarmodulen bestehen. Änderungen können im Inspektionsprotokoll ohne Programmierkenntnisse selbst angepasst werden.
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Mehr denn je stehen heute Sicherheit und Qualität der Öffentlichen und der KRITIS-Infrastrukturen auf dem Prüfstand: Sei es beim Aus- und Umbau der Strom-, Gas- und Wasserstoffnetze, der nachhaltigen Modernisierung der Verkehrsinfrastruktur, der Kreislaufwirtschaft, etc. – überall gilt es, die Herausforderungen der ökologischen und der digitalen Transformation zu berücksichtigen. Transparenz über die eigenen Angebote, Prozesse und Mitarbeiter und eine genaue Kenntnis des Ist-Zustandes sind Voraussetzungen, um die richtigen Weichen für den langfristigen Erfolg zu stellen.
Viele Unternehmen und Einrichtungen stehen dabei vor der Frage: Wie erhebe und sammle ich Daten und wie verarbeite ich sie im Anschluss möglichst zielführend und nachhaltig? Regelmäßig wiederkehrende Prüfungen auf Papier haben sich als Hemmschuh erwiesen: Die Dokumente sind meist schlecht leserlich, teilweise fehlen Angaben, oder sie sind veraltet; manche Qualitäts- und Sicherheits-Checks werden erst gar nicht durchgeführt. Manchmal liegen die Papierdokumente auch auf dem Tisch des Prüfers und werden über Wochen nicht bearbeitet – keiner hat einen Überblick, bis wann und ob die Abweichung vom Soll überhaupt behoben wurde.
Doch es geht auch anders, wie der Anwendungsfall eines österreichischen Unternehmens zeigt: Dieses hat in seinen Verkehrsbetrieben in den Bereichen Bus und Bahn ein digitales System zur Sicherung der Qualität des Personals etabliert. Geprüft wird beispielsweise, ob Toiletten und Fahrgasträume sauber sind, ob die Fahrkartenautomaten funktionieren, die Getriebe regelmäßig gewartet werden und die Fahrzeugführer im Straßenverkehr umsichtig und freundlich agieren. Die Liste möglicher Sicherheits- und Qualitätschecks ist lang, die Zahl der zu prüfenden Fahrzeuge und Mitarbeiter/-innen geht in der weitläufigen Region in die Hunderte.
Das österreichische Unternehmen lässt die Sicherheits- und Qualitätschecks im ÖPNV von mehreren Prüfergruppen durchführen. Diese erhalten die Prüfungen in Form von berufsgruppenbezogenen digitalen Checklisten automatisch in ihre mobilen Apps eingespielt. Damit können sie Prüfungen unterwegs per Mobiltelefon als Teil des Arbeitsablaufes durchführen – ohne Zeitverlust und ohne papierbasierende Extraprozesse. Das führt zu mehr Akzeptanz und steigert die Betriebssicherheit im Verkehr. Die digitalen Prüfungen bieten vielfältige Funktionen wie Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung, Einbindung von Fotos, digitale Unterschrift, etc.
Die Mitarbeiter der österreichischen Verkehrsbetriebe werden je nach Qualifikation in unterschiedlichen Zyklen auf die Einhaltung von für den Verkehrsbetrieb wichtigen Qualitäts- und Sicherheitsvorschriften überprüft. Die erfassten Daten werden mit Hilfe von elektronischen Workflows an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet, die sie nun prüfen, absegnen, speichern, auswerten und revisionssicher ablegen können. Im Falle einer Überprüfung der Verkehrsbetriebe durch Aufsichtsbehörden kann nun jederzeit nachgewiesen werden, dass die Einhaltung der notwendigen Standards überwacht wird. Ebenso können aus dem digitalen System heraus Maßnahmen zur Verbesserung angestoßen und deren Umsetzung nachverfolgt werden. Unterm Strich führt das zu einer Automatisierung des gesamten Prüfverfahrens und dient der kontinuierlichen Verbesserung von Sicherheit und Qualität im ÖPNV.
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Christoph Schiffer
Sales Team Germanedge
Arbeitssicherheit ist ein weites Feld, zu dem auch alle Belange des betrieblichen Brandschutzes zählen. Regelmäßige Kontrollen der brandschutztechnischen Vorgaben und Anlagen erhöhen erfahrungsgemäß die Sicherheit. Was hingegen betrieblicherseits oft fehlt, ist ein unternehmensübergreifendes Controlling der Einzelmaßnahmen. Digitale Checklisten und Projektmanagement-Tools können hier helfen.
Zum vorbeugenden Brandschutz zählt insbesondere die regelmäßige Kontrolle der Löschanlagen – die in der Regel anhand von Checklisten erfolgt. Bestehen selbige aus Papier, ist manch‘ Ärger vorprogrammiert: Die erfassten Daten sind wenig detailliert, potenziell unvollständig oder unleserlich, und vor allem stehen sie anderen Mitarbeitern/Abteilungen nicht unmittelbar zur Verfügung. Das verzögert nachfolgende Prozesse wie Instandsetzungs- und Wartungsarbeiten oder die kennzahlenbasierte, kaufmännische Bewertung der Anlagen. Hinzu kommt: Nicht immer bilden papierbasierte Checklisten den neuesten rechtlichen und technischen Stand ab.
Um die Funktionsfähigkeit der Löschanlagen – und damit die Sicherheit der Mitarbeiter – zu gewährleisten, hat es sich bewährt, die Daten von Anfang an digital zu erfassen: Statt mit Klemmbrett, Papier und Kugelschreiber füllt der Verantwortliche die aktuelle, anlagenspezifische Checkliste per Fingergeste oder Stift an einem handelsüblichen mobilen Gerät aus. Gerade turnusmäßige Kontrollen lassen sich mit Hilfe von elektronischen Checklisten effizient, vollständig und fehlerfrei durchführen.
Digitale Checklisten führen auch unerfahrene Prüfer sicher durch den Prozess. Sie garantieren, dass nichts vergessen, kein Punkt übersprungen wird oder dass Tippfehler passieren. Denn im Hintergrund erfolgt eine Logikkontrolle, etwaige Falscheingaben werden angezeigt und können nochmal überprüft werden. Handschriftlich erstellte Ergänzungen lassen sich per OCR-Texterkennung in Text umwandeln. Fotos werden ebenso integriert wie die Signatur des Prüfers am Schluss.
Am Ende des Prozesses liegen Daten nicht nur in digitaler Form vor, sie können im Anschluss auch sofort von anderen Systemen weiterverarbeitet werden. Die erfassten Daten werden mit Hilfe von mehrstufigen, elektronischen Workflows an verantwortliche Mitarbeiter/Abteilungen – auch niederlassungs- und unternehmensübergreifend – weitergeleitet, die sie je nach Bedarf prüfen, absegnen, speichern, revisionssicher ablegen, auswerten und zu aussagekräftigen Berichten im gewünschten Corporate Design zusammenfassen.
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Um Mitarbeiter oder Fremdfirmen bei gefährlichen Arbeiten im Betrieb zu schützen, muss vieles bedacht werden wie zum Beispiel Risikobeurteilungen, Termine, Schutzmaßnahmen, Regeln, Verantwortliche und Freigabeprozesse. Arbeitssicherheitsbeauftragte stehen vor der Herausforderung, hier den Überblick zu behalten und festgelegte Abläufe stringent zu verfolgen. Mit digitalen Checklisten, die mehrstufige Prozesse unterstützen, gelingt dies spielend einfach.
Arbeitsfreigaben sind ein strukturierendes Element von Genehmigungs- und Freischaltprozessen, die bei potenziell gefährlichen Arbeiten gesetzlich vorgeschrieben sind. Sie beschreiben die auszuführende Arbeit, wo und wann sie zu verrichten ist, durch wen sie ausgeführt wird und welche Vorkehrungen zu treffen sind. Erst wenn die Vorbereitungen ordnungsgemäß abgeschlossen und von den Verantwortlichen kontrolliert und unterschrieben wurden, werden Freigabe- und Erlaubnisscheine erteilt. Arbeitsfreigaben sind somit ein wichtiges Element der Arbeitssicherheit, in die eine Vielzahl von Personen und Bereichen involviert sind.
Dass Softwaretools komplexe Prozesse wie die beschriebenen Arbeitsfreigaben unterstützen können, ist bekannt. Hier haben sich digitalen Checklisten als neutrales, wenig leistungshungriges und intuitiv zu nutzendes Tool erwiesen, um Arbeitsfreigaben leicht an Nutzer zu verteilen, denn sie sind flexibel in der Handhabung.
Digitale Checklisten können unkompliziert über das (mobile) Internet an interne und externe Mitarbeiter verteilt und von diesen per Webbrowser oder App am Smartphone genutzt werden. Ist eine Checkliste dann ausgefüllt, laufen die anschließenden Freigabeprozesse einfach und automatisiert per Mail-Workflow ab. Der jeweils für einen Bereich Verantwortliche sieht nur den Teil der Checkliste, für den er zuständig ist, und gibt „seine“ Punkte per digitaler Unterschrift frei. Für die einzelne Person nimmt dies die Komplexität aus dem Prozess raus.
Mit digitalen Checklisten können aber nicht nur Daten einfach erfasst werden. Die Software ist zudem auch in der Lage, die mehrstufigen Genehmigungs- und Freigabeprozess für gefährliche Arbeiten 1:1 abzubilden. Unterstützt werden z.B. Funktionen wie handschriftliche Signaturen, Erinnerungen per Mail oder App, automatische Eskalationen. Auf diese Weise ist auch gewährleistet, dass einmal definierte Prozesse Schritt für Schritt abgearbeitet werden und kein Schritt übersprungen wird.
Werden Arbeitsfreigaben als digitale Checklisten realisiert, ergeben sich Vorteile für alle Beteiligten: Arbeitsschutzbeauftragte haben über ihr Dashboard den Überblick über laufende Freigabeverfahren, Termine, Schutzmaßnahmen usw. Mit Hilfe der digitalen Checklisten lassen sich Gefährdungen erfassen, Risikobeurteilungen integrieren und Schutzmaßnahmen erstellen, prüfen und dokumentieren. Verantwortliche werden festgelegt, Erinnerungsmails versandt, Termine geplant. Digitale Arbeitsfreigaben sorgen zudem für eine verlässliche und einheitliche Dokumentation und erhöhen dadurch die Rechtssicherheit.
Mit dem Checklisten-Designer können einmal eingewiesene Nutzer die Checklisten selbst ohne jegliche Programmierkenntnisse anlegen – die verschiedenen Steuerelemente-Vorlagen werden einfach per Drag-and-Drop ins Dokument gezogen. Neue und geänderte Checklisten werden sofort veröffentlicht und sind dann für alle Nutzer verfügbar. In der App-Version sind die Checklisten dann auch offline nutzbar. Die erfassten Informationen werden anschließend synchronisiert und zentral gespeichert.
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Gefahrguttransporte unterliegen in Deutschland strengen Auflagen, egal auf welchem Weg sie durchgeführt werden. Damit unterwegs nichts passiert, ist bereits bei der Verladung höchste Sorgfalt oberstes Gebot. Digitale Checklisten unterstützen den Verlader optimal bei diesem Prozess. Sie sind workflow-getrieben, sorgen für Vollständigkeit, Genauigkeit und Plausibilität der Daten und machen Reporting und Dokumentation transparent und (revisions-)sicher.
Das A und O Beim Gefahrguttransport ist die akribische Vorbereitung – und die beginnt bereits bei der Verladung der gefährlichen Güter. Anhand von Checklisten prüfen Verlader detailliert und sorgfältig, ob alle Vorschriften in Bezug auf die Befüllanlagen, Transporteinheiten, Fahrer und Fahrzeuge eingehalten werden. Leider erhöht papiergebundenes Arbeiten das Risiko für Falschangaben, Auslassungen oder Unleserlichkeiten, was schwerwiegende Folgen haben kann. Denn sollte es während des Transports zu einer Störung oder Unfall kommen ist dies fatal. Digitale Checklisten, die der Verlader an seinem Tablet oder Smartphone ausfüllt, wirken möglichen Fehlerquellen konsequent entgegen, wie der Anwendungsfall einer Raffinerie zeigt.
Jährlich führt das Unternehmen Tausende von Gefahrstoffverladungen durch, viele von ihnen per Bahn. Für jeden einzelnen Gefahrstoff nutzt es eine eigene digitale Checkliste. Diese ist zentral gepflegt und per Mail-Link oder App wird sie an die Verlader verteilt wird. Und ist somit stets auf dem neuesten gesetzlichen Stand. Auf diese Weise hat der Verlader vor Ort stets die richtige Checkliste in der aktuell gültigen Version zur Hand. Und läuft somit nicht Gefahr, seine Prüfung auf einem veralteten Versionsstand durchzuführen. Dies erspart ihm auch Zeit und Laufwege, falls er eine bestimmte Checkliste nicht dabei hat, und er andernfalls zurücklaufen müsste, um sie zu holen oder telefonisch anzufordern.
Da es im hektischen Alltag früher bisweilen zu Fehlangaben kam oder einzelne Punkte vergessen wurde, hat man Plausibilitätsprüfungen mit einzelnen Feldern der digitalen Checkliste verknüpft. Zum Beispiel wird bei der Eingabe der 12-stelligen UIC-Güterwagennummer automatisch die Selbstkontrollziffer nach dem Luhn-Algorithmus berechnet. Stimmt diese nicht, wird der Verlader auf den Fehler aufmerksam gemacht. Pflichtfelder und automatisch vorausgefüllte Felder wie Datum, Uhrzeit und Name des Verladers verhindern Lücken und sparen Zeit beim Ausfüllen. Zudem beschränken sie den Manipulationsspielraum. Eine digitale Checkliste kann auch nur dann abgeschlossen werden, wenn alle Punkte ausgefüllt oder abgehakt sind. Ebenso muss das Dokument unterschrieben worden sein. Fällt dem Verlader etwas auf, was er zusätzlich dokumentieren möchte, dann kann er mit seinem Smartphone ein Foto machen und dieses in die Checkliste integrieren.
Die digitalen Checklisten sorgen nicht nur beim Verladevorgang für höchste Genauigkeit, sie unterstützen und optimieren auch vor- und nachgelagerte Prozesse. Sie machen zum Beispiel Drucker, Tinte und Papier überflüssig, minimieren Wegezeiten und Wartungsaufwände. Und da viele Mitarbeiter heute ohnehin ein Smartphone oder ein Tablet haben, ist hardwareseitig keine größere Investition nötig. Die digitalen Checklisten können sowohl online als auch offline ausgefüllt werden, die Synchronisation erfolgt automatisch, sobald wieder (mobiles) Internet verfügbar ist. Sie werden nach Abschluss automatisch weitergeleitet, sodass beispielsweise der gesamte Scan-Vorgang entfällt. Die ausgefüllten Checklisten werden zentral gespeichert, Informationen liegen für alle berechtigten Mitarbeiter transparent vor. Durch die Suchfunktion lassen sich diese schnell auffinden. Sämtliche Daten sind revisionssicher abgelegt, als klarer Nachweis, wer wann was dokumentiert hat.
Insgesamt verbessern digitale Checklisten also die Sicherheit von Menschen und Umwelt im Betrieb, in der Folge kommt es daher zu weniger Forderungen und Strafzahlungen durch die Behörden, und es gibt weniger interne Probleme, da Dokumente öfter richtig ausgefüllt werden.
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Bei der Digitalisierung der Wertschöpfungskette ist Schnelligkeit angesagt – zum Beispiel was den weltweiten Rollout von digitalen Schichtbüchern angeht. Unser Best-Practice-Beispiel einer erfolg- und temporeichen Rollout-Strategie zeigt, wie Kosten durch Standardisierung gesenkt, Daten transparent und Prozesse besser und sicherer werden.
Produktionsstandorte sind individuell, was Prozesse, Arbeitsvorgaben, Schichtsysteme etc. angeht. Um deren Eigenheiten so weit wie möglich abzubilden, rollen viele Unternehmen ihre digitale Schichtbücher Betrieb für Betrieb aus – und zwar so, dass das Schichtbuch genau auf die Bedürfnisse des Standorts passt. Das sorgt zwar für hohe Akzeptanz bei der Belegschaft, kostet IT-strategisch aber Unmengen an Zeit und Geld und macht die Rollouts, gerade bei größeren Unternehmen, langsam und manchmal auch unmöglich. Hinzu kommt: Die Schichtbücher sind heterogen und haben verschiedene Versionsstände.
Gerade bei global tätigen Konzernen mit mehr als zehn Produktionsstandorten – das zeigen Best-Practice-Beispiele – empfiehlt sich der Wechsel auf eine Standardisierungsstrategie mit weltweit einheitlichen, digitalen Schichtbüchern. Damit sinken nicht nur die Rollout-Kosten, Sie erreichen Ihre strategischen Ziele auch früher: Die interne Kommunikation verbessert sich, Gleiches gilt für die weltweiten Prozesse. Informationen zu Schichtereignissen liegen zentral vor, sind von allen Berechtigten weltweit einsehbar. Der Aufwand für das Suchen nach Informationen sinkt, Schichtübergaben gehen schneller, sicherer und notfalls kontaktlos vonstatten. Sie und Ihre Mitarbeitenden sind in der Lage, bessere und vor allem schnellere Entscheidungen zu treffen.
Ein hohes Maß an Standardisierung ermöglicht eine einheitliche Implementierung sowie einen kostengünstigen und schnellen Rollout. Dabei werden nicht nur neue Betriebe aufgeschaltet, auch Betriebe mit älteren Versionsständen werden an den aktuellen Konzernstandard angeglichen. Sobald alle Standorte die einheitlichen digitalen Schichtbücher nutzen, ist eine globale Schichtbetriebssteuerung und die weltweite Dokumentation von Schichtereignissen inklusive entsprechender Reports möglich.
Zunächst muss ein konzernweiter Standard definiert werden, auf den sich alle Betriebe einigen können. Diese Phase dauert erfahrungsgemäß am längsten, sie ist aber Grundlage für den späteren schnellen Erfolg – eine durchgängige Digitalisierung der gesamten Wertschöpfungskette. Der Standard bezieht sich auf die Funktionalität sowie die Integration in Prozesse und mit anderen Systemen. Zum Beispiel können Schichtereignisse mit Echtzeit-Betriebsdaten angereichert und Instandhaltungsmeldungen mit SAP PM ausgetauscht werden.
In weiteren Projektphasen erfolgt der Roll-out pro Standort bis zur Produktivschaltung. Zunächst gilt es, die einheitlichen digitalen Schichtbücher für jeden Produktionsstandort als Testumgebung aufzusetzen – dies dauert in der Regel nur wenige Stunden pro Betrieb. Dieser Schritt ist wichtig, damit die Standorte schnell prüfen können, ob das Testsystem ihren Erwartungen entspricht. Falls nein, werden Korrekturen in den Standard integriert. Bevor die Betriebe live geschaltet werden, werden die Mitarbeitenden per Trainingsplattform auf das neue System geschult.