Synoset speichert, wann ein Gerät / eine Anlage gekauft oder gemietet wurde, welche Gewährleistungsfristen und Service Level (SLA) mit dem Lieferanten vereinbart sind und wann das nächste planmäßige Prüf- und Wartungsintervall ansteht. Dank aktiver Wiedervorlagen verpassen Sie keinen Termin und sind in puncto gesetzliche Vorgaben oder Fristen immer auf der sicheren Seite.

Sie möchten wissen, ob sich der Betrieb eines Geräts oder einer Anlage rechnet? Der „Asset Explorer“ von Synoset bietet Ihnen eine detaillierte Übersicht über Ihre Assets und Betriebskosten, aufgeschlüsselt nach Benutzer, Abteilung, Anlage oder Standort.

Alle Daten werden revisionssicher erfasst und archiviert. Durch die enge Verzahnung von Synoset mit gängigen Dokumentenmanagementsystemen werden Änderungen laufend aktualisiert. Das System unterstützt Sie bei der Einhaltung einschlägiger Branchennormen und Standards wie FDA CFR, ISO und ITIL, etc.

Synoset ist für mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets optimiert. Die Bedienung per Fingerstreich über selbsterklärende Icons. Die grafische Benutzerführung ermöglicht den intuitiven Umgang mit Synoset auch für angelernte oder wenig technikaffine Nutzer.

Auflagen und wiederkehrende Pflichten können per Checklisten zur Bearbeitung an verantwortliche Mitarbeiter übergeben werden.

Hier beispielsweise eine Auswertung über die Mikrobiologischen Befunde. Welche Bereiche weisen standortübergreifend besonders oft Probleme auf. Wo ergibt es Sinn, auch standortübergreifend an Maßnahmen zu denken.

Mit NIS 2 wird die EU ihre Liste der „kritischen Infrastrukturen“ (KRITIS) zukünftig deutlich erweitern. Unternehmen, die dann in den Anwendungsbereich der Richtlinie fallen, müssen beispielsweise ihre gesamte automatisierungs- und sicherheitsrelevante OT (Operational Technology) erfassen, verwalten und dokumentieren.

Ein globales Enterprise-Asset-Management-System, in dem Daten, Abhängigkeiten, Workflows und Zugriffsberechtigungen objektorientiert, d.h. bezogen auf jedes einzelne Asset, gepflegt werden, hat sich in zahlreichen Anwendungsfällen als sinnvoll erwiesen. Mit einem solchen Tool können mehrere Ziele erreicht werden:

• Prozesssicherheit, sprich die Sicherstellung zuverlässiger und stabil laufender Systeme
• Compliance mit der NIS-Richtlinie und nationalen gesetzlichen Vorgaben
• das Bestehen von Audits
• die zügige Bearbeitung von Vorfällen und Sicherheitsproblemen

Da die technische Infrastruktur eines Unternehmens meist individuell ausgeprägt ist, muss ein Asset-Management-System im Prinzip für alles offen sein, dann aber trotzdem für eine klare Struktur und einen guten Überblick sorgen. Unser System stellt das Objekt – sei es die Maschine XY oder der Laptop XZ – in den Mittelpunkt der Betrachtung. Jedes Objekt wird zunächst mit den wichtigsten Basics – z.b. Modell, Baujahr, Seriennummer – erfasst.

Anschließend wird es mit weitreichenden Detailinformationen angereichert, wie z.B. Verantwortungen, Abhängigkeiten und weitere Metadaten. Auf diese Weise entsteht eine agile Objektstruktur, die für einen globalen Überblick über alle technischen Assets sorgt und eine aktive Überwachung von Prüf-, Wartungs- und Gewährleistungsfristen ermöglicht. Unser Asset Management System bleibt auch bei sehr großen Datenmengen – Millionen von Objekten/Assets – reaktionsschnell.

Bei einer Windkraftanlage müssen unterschiedlichste Informationen administriert werden:

• Informationen zur Windkraftanlage wie Firmendaten, Kontaktdaten zum Hersteller, Gesellschafter, Handbücher, Teile, Wartungszyklen, Standort
• Informationen zum Flurstück, auf welchem das Windrad ist, Abmaße und Standort, Eigentümer und Pachtverträge, teilweise auch mit Beteiligung von unterschiedlichen Personen
• Vertragswesen für die Nutzung der Windkraftanlage mit Vertragspartnern und Fristen

In unserer Software wird alles dokumentiert und falls Eingabemöglichkeiten fehlen, kann entweder der Kunde selbst oder wir Felder hinzufügen.

Wenn beispielsweise ein Vertrag ausläuft,  erinnert unsere Software Sie automatisch per Mail daran.

• Zustand aller Auflagen und Bescheide erhalten Sie auf einen Blick
• Anhang von Dokumenten, Links und Kommentaren and Betriebsobjekten („Digital Twin“)
• Abbildung aller Prüfprozesse, daher Einfachprüfungen, Zyklen und Stichproben
• Ausleitung von auszuführenden Tätigkeiten über Aufgaben, Checklisten oder Tickets
• Überprüfung und Dokumentation der Einhaltung wichtiger Auflagen
• Einbindung von Dienstleistern, wenn Externe Unterstützung für Prüfungen benötigt wird
• Revisionssichere Speicherung aller Informationen mit Versionierung

Steuern Sie die Verwaltung von Bescheiden und Auflagen als Teil des Betriebsablaufes. Synosets Bescheide- und Auflagenmanagement unterstützt Betriebsmitarbeiter bei der Organisation, Verwaltung und Nachverfolgung der behördlichen Bescheide und Auflagen. So können Führungskräfte und Verwaltung sich auf die Überprüfung der Einhaltung von Auflagen und die Rechtskonformität des Unternehmens konzentrieren.

Auflagen mit können nach Bedarf mit Metadaten, bspw. Text der Auflage, Auflagentyp, wiederkehrende oder einmalige Pflichten, Auflagennummer im Bescheid, Zuweisung zu Objekten, Bemerkungen etc. versehen werden.

Auflagen und wiederkehrende Pflichten können per Checklisten zur Bearbeitung an verantwortliche Mitarbeiter übergeben werden.

• Bearbeitung per „App“, auch offline.
• Zuständiger sendet Umsetzungsvorschläge
• Umsetzungsvorschläge können bestätigt, abgelehnt oder weitergegeben werden
• Nachweise zur Durchführung können direkt an die Checkliste gehangen werden

Ob für ein Audit oder eine generelle Überprüfung, der Erfüllungsgrad eines Bescheides ist mit allen zugehörigen Auflagen, Maßnahmen und Dokumenten zu jeder Zeit in unserer Software durch Reports ersichtlich. Auf einen Blick ist zu sehen, welche Bescheide bereits abgearbeitet wurden oder welche eine höhere Priorität für die fristgerechte Erfüllung erfordern.

• Zustand aller Auflagen und Bescheide auf einen Blick
• Anhang von Dokumenten, Links und Kommentaren and Betriebsobjekten („Digital Twin“)
• Abbildung aller Prüfprozesse (Einfachprüfungen, Zyklen, Stichproben)
• Ausleitung von auszuführenden Tätigkeiten über Aufgaben, Checklisten oder Tickets.
• Überprüfung und Dokumentation der Einhaltung wichtiger Auflagen mit Checklisten
• Einbindung von Dienstleistern wo Externe Unterstützung für Prüfungen benötigt wird.
• Revisionssichere Speicherung aller Informationen mit Versionierung

In der Automobilindustrie hängt die Qualität des Endprodukts entscheidend von der Qualität der Zuliefererteile ab. Doch in einer Welt, in der sich Lieferketten über mehrere Kontinente erstrecken und Firmen viele ihrer Sub-Sub-Lieferanten nicht einmal kennen, sind transparente und durchgängige Reklamationsprozesse schwer zu realisieren. Unter anderem verhindern Restriktionen im Hinblick auf die eigene IT-Infrastruktur eine direkte Einbindung der Lieferanten.

Die Verbindung von CAQ-System und digitalen Checklisten unterstützt eine andere, erfolgversprechende Herangehensweise: Ist ein Teil fehlerhaft, muss der Lieferant informiert werden. Das geschieht, indem im CAQ-System ein neuer Reklamationsfall (Ticket) angelegt wird. Um die Kommunikation mit dem Lieferanten zu führen, schickt das System ihm automatisiert ein webbasiertes Checklistenformular, das die wichtigsten fallbezogenen Fragen enthält. Der Lieferant öffnet den Link und kann die Anfrage nun direkt beantwortet.

Anders als früher erhält er kein Normblatt mehr, das er ausdrucken, ausfüllen und wieder einscannen muss, sondern die gesamte Kommunikation erfolgt über die digitalen Checklisten. Der Lieferant bekommt durch Kataloge und Pflichtfelder somit einen gewissen Ablauf vorgeschrieben. Zudem sind kontextabhängig und abhängig vom Workflow unterschiedliche Darstellungen möglich. So lässt es das System beispielsweise zu,  dass der Reklamationsprozess aus mehreren Teilschritten besteht.

Das erweiterte Qualitäts- und Reklamationsmanagementsystem ist einfach anwendbar und skalierbar, bietet fallweise Benachrichtigungsfunktionen an und ist auf stationären und mobilen Geräten nutzbar. Die Datenerfassung erfolgt unabhängig vom CAQ-Client, von jedem Ort zu jeder Zeit – sowohl innerhalb als auch außerhalb der Fertigung bzw. des Betriebsgeländes. Mitarbeiter nutzen die entsprechende App über ihre mobilen Geräte via Browser (Smart Phones, Tablets, etc.). Eingaben können auch offline gemacht werden. Sobald das mobile Gerät wieder online ist, erfolgt eine automatische Synchronisierung in beide Richtungen.

Die QDA Lösung unterstützt integrierte und automatisierte Lieferantenreklamationen, dynamische Stichprobenpläne und Skip Lot Verfahren. Zudem generieren Unternehmen mit ihr automatisierte 8D- und PPM-Reporte und -Analysen. Durch die Integration ins ERP wird eine individuelle Bewertung der Lieferanten möglich, die im Einkaufsprozess Verwendung finden kann. Unterm Strich entwickeln Unternehmen ihre eigenen Lieferkette konstruktiv und strukturiert weiter.

Audits dienen der regelmäßigen Kontrolle, ob gesetzliche, vertragliche und betriebsinterne Regeln im Hinblick auf Compliance, Performance oder Prozessqualität eingehalten werden. Je zahlreicher die Audits und je umfangreicher ihr „Scope“, desto schwieriger wird es, eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle, weitgehend automatisierte Geschäftsprozesse und eine durchgehende Dokumentation zu realisieren.

Ein Audit Management sorgt dafür, dass alle Audits von Anfang an digital und mehrstufig abgebildet werden. Mit den entsprechenden Vorteilen für Analysen, Reporting und Dokumentation.

Der Fragenkatalog ist „intelligent“. Er reagiert auf Antworten des Schichtführers, fragt beispielsweise nach den Ursachen bei „nicht ok“ und welche Maßnahmen erfolgt sind. Er prüft Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität und stößt bei Bedarf automatisch ein- und mehrstufige Workflows an.

Texte lassen sich ebenso integrieren wie zugehörige Fotos, die wiederum auch eine Sicherheit für den Ausfüller darstellen, wenn es später zu Fragen kommt. Über diese Schichtübergaben-Audits entstehen mit der Zeit viele Daten, die sich schicht- und werksübergreifend sammeln, aggregieren, analysieren und zu aussagekräftigen Berichten zusammenfassen lassen. Auf diese Weise lassen sich Schwachstellen in der Produktion feststellen und Verbesserungen anstoßen.

Nach erfolgter Prüfung werden die Listen abgeschlossen, sämtliche Einzelschritte liegen dann bereits digital vor und können jederzeit an andere IT-Systeme wie Reporting, ERP/SAP etc. übertragen werden. Zudem sind die Audits inklusive aller Prüfbescheide, Vereinbarungen, Auflagenverfolgung und der Dokumentation auf der anwenderfreundlichen Audit-Management-Plattform konsolidiert. Sie liefert eine transparente Gesamtschau auf alle Audits und vereinfacht zugleich komplexe Sachverhalte für Anwender. Externe Audit-Teilnehmer wie Prüfer oder Lieferanten lassen sich über diesen Weg digital in die Audits einbinden.

• Durchgehende Digitalisierung aller Arten von Audits im Rahmen eines strukturierten Auditmanagements
• Alle Arten von Audits werden unterstützt: Prozess-, System- und Produkt-Audits, Mehrsprachigkeit der Fragenkataloge
• Plattformfähigkeit, Integration in verschiedenste Systeme, wie zum Beispiel Asset Management-, Projektmanagement-, Ticket-, Reporting-, Schichtbuch-Systeme, etc.
• Abbildung von Abhängigkeiten und Verknüpfungen: Ein Fragekatalog umfasst einen kompletten Review, er ist prozessübergreifend
• Vereinfachung komplexer Sachverhalte für die Anwender, persönliches User Interface mit den für den Anwender relevanten Audits, Fragenkataloge liegen stets in aktueller Version vor

Sei es durch Abnutzung, thermische, mechanische oder chemische Veränderungen. Die Genauigkeit von Messinstrumenten wie zum Beispiel Industrie- und Laborwaagen lässt mit der Zeit nach. Daher werden sie regelmäßig kalibriert. Daher es wird überprüft, ob und wenn ja, wie weit sie vom Sollwert abweichen. Bei Hunderten oder Tausenden solcher Assets ist die werksinterne ISO-Kalibrierung oft mit erheblichem Aufwand und Kosten verbunden.

In unserem Anwendungsfall werden die Mitarbeiter bei der Kalibrierung ihrer Arbeitsmittel unterstützt, indem sie zu jedem Prüfintervall eine aktuelle, gerätespezifische digitale Checkliste erhalten, die sie durch den Prozess der Kalibrierung führt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Vorgang fehlerfrei und zeitsparend durchgeführt wird, alle relevanten Informationen erfasst werden und sofort in elektronischer Form vorliegen. Medienbrüche in Form von Papier gibt es hier nicht mehr.

Das Ergebnis der Kalibrierung ist der Werks-Kalibrierschein, der dann im Asset Management in digitaler Form vorliegt. Durch die Integration der Unterschrift des Prüfenden, ggf. weiterer Personen, kann er revisionssicher abgelegt werden und ist zudem Grundlage für eine etwaige DAkkS-Kalibrierung.

Kontrollgänge zur Überprüfung von Anlagen, Arbeitsplätzen und Gebäuden sind fester Bestandteil der Arbeits- und Prozesssicherheit in Unternehmen, tragen sie doch dazu bei, die Qualität der Prozesse und die Sicherheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Ein gängiges „Tool“, um Ist-Zustände zu überwachen und mit Soll-Zuständen zu vergleichen, sind sogenannte „Lauflisten“, mit denen das Prüfpersonal Daten bei den Rundgängen erfasst. In vielen Unternehmen werden sie nach wie vor in Papierform bereitgestellt.

Die Praxis hat gezeigt, dass digitale Lauflisten typischen Anwenderfehlern entgegenwirken: Einzelne Punkte können nicht übersprungen oder versehentlich vergessen werden. Daten, die nicht plausibel sind, werden der Prüfperson erneut vorgelegt. Es gibt keine unleserlichen Einträge, und der Prüfer hat durch die zentrale Dokumentenablage stets die aktuelle, u.U. auch mehrsprachige Laufliste zur Hand. Startzeitpunkt und Ende des Kontrollgangs werden in den digitalen Lauflisten automatisch gesetzt, damit lassen sich die Kontrollzeiten zentral überwachen – und auch für den Prüfer stellt dies eine Sicherheit dar, denn er kann beweisen, dass ein Fehler beispielsweise erst nach Abschluss seines Rundgangs auftrat. Mitarbeiter können die digitalen Lauflisten unabhängig von ihren Computerkenntnissen bedienen, da die Nutzung von Smartphone-Apps den Meisten geläufig ist.

Digitale Lauflisten sind für mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets optimiert: Die kontrollierende Person kann die digitale Laufliste bei seinem Rundgang online, aber auch offline ausfüllen und elektronisch unterschreiben. Damit ist eine zusätzliche Ablage der Daten in Papierform überflüssig. Bei der Offline-Eingabe werden die Daten automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Netzwerkverbindung zum zentralen System vorhanden ist.